Die Buchhaltung

Das Gesetz verpflichtet alle Selbstständigen, ihren Geschäftsverlauf so zu dokumentieren, dass zumindest das Finanzamt ihn nachvollziehen kann. Das nennt man Buchführung. Ein viel wichtigerer Grund für eine anständige Buchführung aber ist, dass man mit ihr selbst den Überblick über das Geschäft behält. Allen Kaufleuten schreibt das Gesetz eine "doppelte Buchführung" vor, auf die dieser Ratgeber nicht im Detail eingeht, denn Freiberufler, Kleingewerbetreibende und die meisten Solo-Selbstständigen sind bei ihrer Buchführung nicht an bestimmte Vorschriften gebunden. Daher können sie auch ohne besondere Vorkenntnisse ihre Buchführung selber machen. Einzige Bedingung: Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen Einnahmen und Ausgaben "nachvollziehbar" zu belegen sein. Sie sollten also irgendwo aufgeschrieben und die Belege dafür sollten auffindbar sein.

Für eine Basis-Ablage reichen im Grunde bereits zwei Ordner oder Kartons, in denen im Laufe des Jahres die Rechnungen und Bankauszüge mit den Einnahmen sowie die Überweisungen und Quittungen für die Ausgaben gesammelt werden. Am Jahresende werden die Einnahmen und Ausgaben dann in einer "Einnahmenüberschussrechnung" (EÜR) zusammengefasst: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Für die bessere Übersicht werden Einnahmen und Ausgaben sinnvollerweise noch grob nach Kategorien sortiert, damit klar ist, in welchen Bereichen Einkünfte gemacht und für welche Kostenarten Ausgaben getätigt werden. Seit der Erklärung für das Steuerjahr 2017 müssen alle Selbstständigen das amtliche Formular zur EÜR benutzen und diese genormte Aufstellung elektronisch übermitteln.

Wie die Einnahmenüberschussrechnung für das Finanzamt auszusehen hat, steht noch einmal genauer in einem Detail-Text. Wichtig zu wissen ist vor allem: Für eine ordentliche EÜR müssen die Einnahmen und Ausgaben nur einigermaßen grob sortiert sein. Niemand muss einen Buchhaltungsboliden beherrschen, der mit zig verschiedenen Kontenrahmen, Handkassen, Privatentnahmen und verschiedenen Geschäftskonten jongliert. Macht euch einfach klar: Das Finanzamt will eigentlich nur alle Einnahmen versteuert  wissen. Auf welchen Unterkonten was gebucht ist und auf welchen Bankkonten welches Geld liegt, ist dem Finanzamt genauso egal wie die Frage, ob ich eine Tonerkartusche per Überweisung, Paypal, Scheck oder bar bezahle.