Betriebsausgabenpauschalen

Selbstständige können nur solche Beträge als betriebliche Kosten absetzen, die sie tatsächlich und nachweislich ausgegeben haben. Ein pauschaler Betriebsausgabenabzug ist nur ganz wenigen Berufen – und ihnen auch nur in sehr bescheidenem Umfang – erlaubt: Laut einem von den Ländern übernommenen Rundschreiben des Finanzministeriums vom 21.1.1994 (BStBl 1994 I S. 112) und dem inhaltsgleichen Hinweis 18.2 zu den Einkommensteuer-Richtlinien erkannten und erkennen die Finanzämter ohne Einzelnachweis nach einer Erhöhung per Rundschreiben vom 6.4.2023 (Gz. IV C 6 - S 2246/20/10002:001) als Betriebsausgaben an

• 30% vom Umsatz, aber inklusive dem Steuerjahr 2022 höchstens 2.455 € im Jahr, ab 2023 höchstens 3.600 € bei hauptberuflich selbstständiger
  • schriftstellerischer oder
  • journalistischer Tätigkeit,
• 25% vom Umsatz, aber inklusive dem Steuerjahr 2022 höchstens 614 € im Jahr, ab 2023 höchstens 900 € bei nebenberuflicher
  • künstlerischer,
  • schriftstellerischer,
  • wissenschaftlicher,
  • Vortrags-, Lehr- oder Prüfungstätigkeit (dazu zählt sogar nebenberuflicher Nachhilfeunterricht).

Günstiger als beim Einzelnachweis fährt mit diesen Betriebskostenpauschalen allerdings nur, wer nur geringe Einkünfte und niedrige Betriebsausgaben hat: Die Höchstbeträge entsprechen bis zum Steuerjahr 2022 einer Kappung ab einem Jahresumsatz ab 8.183 € bei hauptberuflicher und ab 2.456 € bei nebenberuflicher Selbstständigkeit. – Steuerrechtlich gilt übrigens als Nebenberuf jede Tätigkeit, die im Kalenderjahr maximal ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs umfasst. Auch dann, wenn dies die einzige Berufstätigkeit ist. Dies und die weiteren Kriterien der Nebenberuflichkeit hat der Bundesfinanzhof in seinem Urteil VI R 188/87 vom 30.3.1990 definiert. Details zu dieser Definition finden sich in unserem Text zum Übungsleiterfreibetrag unter dem Punkt 4.
Auch mit der Hauptberuflichkeit haben sich die Finanzgerichte auseinandergesetzt und Kriterien festgelegt. So definiert der Bundesfinanzhof im Urteil vom 4,7,23 (Az. VIII R 29/20) die Voraussetzungen an eine hauptberufliche (schriftstellerische) Tätigkeit den Zeitaufwand für den Hauptberuf mit mindestens einem Drittel einer Vollzeit-Tätigkeit in den Leitsätzen wie folgt: "Es ist nicht zu beanstanden, dass die Finanzverwaltung (...) verlangt, dass der Steuerpflichtige mindestens im zeitlichen Umfang von mehr als einem Drittel eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs im Veranlagungszeitraum schriftstellerisch tätig werden muss."

Wenn die Pauschale in Anspruch genommen wird, sind damit sämtliche Betriebsausgaben abgegolten, können also nicht noch zusätzlich geltend gemacht werden. – Die einzige Ausnahme sind die Kosten für eine beruflich bedingte doppelte Haushaltsführung. Die können zusätzlich zur Pauschale geltend gemacht werden. Da das offenbar selbst vielen Finanzämtern unbekannt ist: Es steht im Bundessteuerblatt 76 II S. 192 bzw. im Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums IV B 6 - S 2355 - 24/89 vom 27.12.1989.

Etwas anders konstruiert ist die Betriebsausgabenpauschale für Tagespflegepersonen: Tagesmütter und -väter, die fremde Kinder in der eigenen Wohnung betreuen, können pro Kind und Monat bis inklusive 2022 pauschal 300 € als Betriebsausgaben ansetzen, ab dem Jahr 2023 sind es 400 € pro Monat. Voraussetzung ist jedoch, dass die Betreuungszeit mindestens 40 Stunden in der Woche beträgt. Ist die Betreuungszeit kürzer, muss die Pauschale entsprechend (proportional) gekürzt werden. Findet die Betreuung in der Wohnung der Eltern des Kindes statt, entfällt die Pauschale. Während ihres Urlaubs oder bei Krankheit darf die Tagesmutter die Pauschale nur abziehen, wenn sie das Betreuungsentgelt auch weiter bezahlt bekommt. Details finden sich im BMF Schreiben vom 6.4.2023 (Gz. IV C 6 - S 2246/19/10004:004).

Der Übungsleiterfreibetrag entfällt in diesen Fällen, er kann also nicht zusätzlich zur Betriebskostenpauschale geltend gemacht werden.