Einkommensteuer und Steuerformulare

Die Einkommensteuer ist eine persönliche Steuer. Steuerschuldner ist der Selbstständige selbst, nicht "seine Firma" und auch nicht seine GbR, falls er eine solche zusammen mit anderen gebildet hat. Sein Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit ist automatisch steuerpflichtiges Einkommen – auch ohne dass er ihn "entnommen" oder sonst wie in seine persönliche Sphäre transferiert hat: Das Finanzamt unterscheidet nicht zwischen Privat- und Geschäftskonto.

Einkommensteuer muss aber nicht nur für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gezahlt werden, sondern für alle denkbaren Einkunftsarten, z.B. auch aus nicht selbstständiger Arbeit, aus Vermietungen, aus Kapitalvermögen, (Teil-)Renten und Ähnlichem. 

Für die Einkommensteuererklärung werden die Einkünfte für jede Einkunftsart einzeln festgestellt und zum Gesamtbetrag der Einkünfte addiert. Wer bei einer Einkunftsart Verluste gemacht hat, kann sie gegen positive Einkünfte aus anderen Quellen aufrechnen. 

Das zu versteuernde Einkommen ergibt sich, indem vom Gesamtbetrag der Einkünfte entsprechend den Eintragungen im Formular "Einkommensteuererklärung" die Sonderausgaben, die außergewöhnlichen Belastungen und eventuelle Freibeträge abgezogen werden. Von diesem zu versteuernden Einkommen sind 11.784 € im Jahr steuerfrei. (Grundfreibetrag nach § 32a EStG.) Was darüber hinausgeht, muss versteuert werden. Selbstständige müssen – anders als abhängig Beschäftigte – grundsätzlich immer eine Steuererklärung abgeben, auch dann, wenn die zu versteuernden Einkünfte unter diesem steuerfreien Existenzminimum liegen.

Die Einkommensteuererklärung ist unaufgefordert jeweils bis zum 31. Juli (bei Einschaltung einer Steuerberatung bis Ende Februar des dann folgenden Jahres) für das abgelaufene Jahr abzugeben. In Krisenjahren werden die Fristen oft verlängert, für das Steuerjahr 2022 beispielsweise um zwei Monate. Fristverlängerungen können beim Finanzamt formlos beantragt werden, wer die (verlängerten) Steuerfristen versäumt muss einen Zuschlag von 25 € pro Monat oder 0,25 Prozent der Nachzahlungssumme zahlen. [Für die Steuerjahre 2020 bis 2022 wurden die Fristen, durch Corona und Kriegskrisen bedingt, verlängert. Insbesondere weil Steuerberatungen mit der Abarbeitung der Anfragen nicht mehr nachkamen.]

Die Einkommensteuererklärung muss  elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Ausnahmen können beim Finanzamt beantragt werden, aber nur dann genehmigt, wenn die elektronische Übermittlung eine "unbillige Härte" darstellen würde. Die wird insbesondere angenommen, wenn allein wegen der Steuererklärung ein PC angeschafft werden muss.

Die Einkommensteuererklärung besteht mindestens aus drei Teilen, die wiederum eigene Anlagen (beispielsweise in der Erklärung 2021 die Anlage Corona-Hilfen) enthalten:

Je nach Vorsorgesituation und weiteren Einkünften kommen gegebenenfalls noch folgende Anlagen hinzu:

  • Vorsorgeaufwand für Altersvorsorge und Versicherungsbeiträge,
  • AV, wenn ein Riester-Rentenvertrag existiert,
  • N, wenn (zusätzlich) Einkünfte aus einem abhängigen (Neben-)Job erzielt werden,
  • KAP, wenn Kapitaleinkünfte zu erklären sind (sowie AUS, wenn die im Ausland erzielt werden),
  • sowie R, wenn Renten bezogen werden.

Eine Übersicht über alle (weiteren) Formulare mit Downloadmöglichkeit gibt es bei vielen Steuerportalen im Netz, beispielsweise bei steuern.de. Aber Achtung: Selbstständige müssen die Einkommensteuererklärung via Internet abgeben, abhängig Beschäftigte können das tun oder auch die Papierformulare nutzen. Details stehen im Kapitel Steuererklärungen via Internet. Ansonsten gibt's die papiernen Steuerformulare im Finanzamt oder zum Download im Formularcenter der Bundesfinanzverwaltung.

Mit dem Einkommensteuerbescheid setzt das Finanzamt die endgültige Steuerschuld und damit in der Regel eine Nachzahlung bzw. Erstattung fest. Liegt die Jahressteuerschuld über 400 €, werden gemäß § 37 Abs. 5 EStG im nächsten Jahr vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen fällig. Deren Höhe kann per Antrag jederzeit an ein verändertes Einkommen angepasst werden, denn der Vorauszahlungsbescheid steht immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung nach §164 (1) AO und daher kann die Vorauszahlung auch jederzeit durch einen Antrag auf Herabsetzung geändert werden. Natürlich muss der Antrag plausibel begründet sein. Die Vorauszahlungen sind übrigens auch bei nebenberuflicher Selbstständigkeit und allen anderen Einkommen (etwa Renten) fällig, bei denen es keinen Steuerabzug an der Quelle gab. – Aber natürlich erst, wenn die fällige Vorauszahlung auf alle Einkünfte die Grenze von 400 € im Jahr oder 100 € im Quartal überschreitet.


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