Durchlaufende Posten

Werden "Fremdgelder" verwaltet, die mit eigenen Einnahmen und Ausgaben absolut nichts zu tun haben, können sie als durchlaufende Posten behandelt werden. Solche Ausgaben können Unternehmen, die nicht bilanzieren, aus der Buchhaltung herauslassen. Allerdings ist es in der Regel sicherer und viel einfacher, die Kosten, die  für den Kunden ausgelegt werden, als Betriebsausgabe und die Erstattung als Betriebseinnahme zu buchen.

Der echte durchlaufende Posten kann ganz aus der Steuererklärung herausgelassen werden, muss aber für der Fall der Prüfung sauber aufgezeichnet werden. In diesem Fall lässt dokumentiert man die Ausgabe (Art, Unternehmen für die das Geld ein- und ausging)  und und reicht das Original dieser Rechnung an den Auftraggeber weiter, damit er daraus die Vorsteuer ziehen kann. Dann lässt sich exakt dieser Betrag erstatten – ohne dass er in der eigenen Gewinnermittlung oder Umsatzsteuererklärung auftaucht. (Nur) dann sind die Gelder "Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden", die nach § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG nicht zu den Gewinnen und Verlusten zählen.
Diese Methode lässt sich aber offensichtlich nicht auf Alles anwenden, was im Geschäftsleben faktisch als Auslage und Erstattung hin- und herüberwiesen wird. Der durchlaufende Posten liegt nur vor, wenn die Beträge ausdrücklich für den und im Auftrag eines Kunden verauslagt werden. Zum Beispiel Versandkosten, die bei einer Presse-Aussendung ausfallen oder Kosten, die eine Anwältin im Namen ihrer Mandantin vorstreckt. Als Faustformel gilt: Diese Auslagen dürfen keinen Einfluss auf die eigene Gewinn- und Verlustrechnung haben, die Gelder sich nicht in der eigenen Verfügung und der Sphäre der eigenen Geschäftstätigkeit befinden. Das betrifft daher auch eigene Reisekosten, die selbst gebucht und vom Kunden lediglich erstattet werden.
Der Bundesfinanzhof definiert in einem Urteil aus 2020 (Az. VIII R 14/17) die "Verklammerung von Einnahme und Ausgabe zu einem einheitlichen Vorgang" als Voraussetzung für einen durchlaufenden Posten.  Nochmal: Sowohl die Einnahme als auch die Ausgabe muss in fremdem Namen und für fremde Rechnung geschehen. Nur wenn sie derart "verklammert" sind, können sie (aus Vereinfachungsgründen) aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung herausgelassen werden, weil sie letztlich nicht in die Verfügungsgewalt und das Betriebsvermögen des Steuerpflichtigen gelangen. 

Die Bildung von durchlaufenden Posten ist also nur in engen Grenzen erlaubt:

• Es muss sich um konkret verauslagte Gelder handeln – Kilometergeld und Verpflegungsaufwendungen, die der Auftraggeber pauschal erstattet, müssen immer als Einnahme verbucht werden. Ebenso Fahrtkosten, wenn die Tickets selbst gekauft werden.
• Auf der Rechnung muss der Auftraggeber als Empfänger angegeben sein (sonst kann er daraus ja keine Vorsteuer ziehen). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € darf der Name des Empfängers auf der Rechnung fehlen. Auch hier sind aber die Geldflüsse mit Namen des Kunden deutlich zu verzeichnen und als Beleg aufzubewahren.

Für eine eventuelle Steuerprüfung gehört neben der Aufzeichnung des Auslage-Falls zur Sicherheit eine Kopie der Belege in die eigenen Unterlagen, um den Vorgang belegen zu können.

Für die Höhe des Gewinns machen echte durchlaufende Posten ja ohnehin keinen Unterschied, eventuell aber für die Umsatzsteuer: Hier kann er den Umsatz etwas drücken und eine Rolle spielen, wenn z.B. die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer bis 22.000 € Umsatz erhalten werden soll oder die eigenen Kunden vorwiegend Privatkunden oder befreite Unternehmen sind, denen die Umsatzsteuer nicht weiter zu reichen ist.