Umsatzsteuer nachberechnen

Wer die Umsatzsteuer versehentlich nicht berechnet hat – in der Regel ist das der Fall, weil das Überschreiten der Kleinunternehmensgrenze zum Jahreswechsel nicht realisiert wurde – kann die Folgen mit ein wenig Glück und Arbeit begrenzen.

Wer bei Kunden, die ihrerseits nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, eine Nachforderung erhebt, wird meist auf Granit beißen: Insbesondere Privatkunden werden in der Regel weder akzeptieren wollen noch müssen, dass die Leistung hinterher um Einiges teurer werden soll. Einen Anspruch auf die Nachzahlung der Umsatzsteuer gibt es nur, wenn das im Vertrag oder der Preisvereinbarung auch ausdrücklich vereinbart wurde. Etwa wenn zur Vergütung eine Summe X zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer genannt wird.

Leichter ist die Nachforderung bei Kunden, die ihrerseits umsatzsteuerpflichtig sind. Auch die müssen die Umsatzsteuer nur dann nachzahlen, wenn die entsprechende Vereinbarung existiert. Sie können es aber auch nachträglich tun und die Nachberechnung leicht einpreisen, wenn die Ausgangsrechnung noch keine Umsatsteuer enthielt. Anders: Kunden, die am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen entsteht kein Nachteil, wenn sie eine nachgeforderte Umsatzsteuer bezahlen und im Gegenzug ihrerseits dem Finanzamt in Rechnung stellen.

Bei geringen Summen kann es aus geschäftlichen Gründen sinnvoll sein, den kleinen Verlust in Kauf zu nehmen: Die Nachforderung von Umsatzsteuer durch eigenes Versehen wirkt nicht gerade professionell und sie führt auf beiden Seiten zu zusätzlichem Buchhaltungsaufwand. – Geht es nicht nur um ein paar Euro, lohnt es sich natürlich, den Kunden anzusprechen, um einvernehmlich zu einer Nachzahlung zu kommen. Meist reicht es, per Anruf, Mail oder Brief das Versehen kundzutun, den Kunden zu erläutern, dass die nachträgliche Erstattung der Umsatzsteuer kostenneutral ist und um Verständnis und Nachzahlung zu bitten. Ist der Kunde einverstanden (oder vertraglich verpflichtet), reicht es unter Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer und Datum):

• mit einer gesonderten Rechnung die Umsatzsteuer nachzuberechnen oder
• bei einer noch unverbuchten Rechnung eine Berichtigung zu schicken oder
• bei einer bereits vom Kunden verbuchten Rechnungen eine Stornorechnung sowie eine neue Rechnung zu schicken.
  (Wie die Stornorechnung funktioniert, steht im Text "Was muss auf einer Rechnung stehen" ab der letzten Zwischenüberschrift "Rechnungen korrigieren".)