E-Rechnungen (ab 2025)

Ab Anfang 2025 wird das Thema elektronische Rechnungen (auch eRechnungen oder E-Rechnungen) für alle, die bislang noch mit Papier- oder PDF-Rechnungen hantieren, von Jahr zu Jahr ernster: Schrittweise werden alle Unternehmen, also auch Solo-Selbstständige gesetzlich verpflichtet, die Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse auf ein vorgeschriebenes elektronisches Format umzustellen. Das ist grundsätzlich kein Hexenwerk, aber wer E-Rechnungen verwendet, muss sich über kurz oder lang zusätzlich mit dem Thema Aufbewahrung von elektronischen Belegen vertraut machen.

Zur E-Rechnung gibt es einen nützlichen Grundsatztext der IHK, die in einem weiteren Text praktische Hinweise zur Umsetzung gibt. Wichtig ist vor allem, die wesentlichen Fristen bzw. den groben Zeitplan auf den Schirm zu haben: Komplett umgesetzt wird das Ganze erst Ende 2028 sein. In 2025 startet die E-Rechnung jedoch mit der Pflicht, Rechnungen (etwa auch per E-Mail) entgegenzunehmen. Für den Versand (bzw. die Ausstellung) gibt es einige Übergangsfristen: Bis zu einem Vorjahresumsatz von 800.000 € bleiben Papierrechnungen bis Ende 2027 erlaubt, bei höheren Umsätzen bis Ende 2026. 
Die Themen E-Rechnung und Umstellung der eigenen Buchhaltung werden Selbstständige ab dem Jahr 2025 trotzdem zunehmend intensiv begleiten. Mindestens als Rechnungsempfänger. Für Aussteller von Rechnungen startet der Umstieg von den Papierversionen (die an Privatkunden weiter ausgestellt werden können beziehungsweise müssen) im ersten Jahr eher sanft, denn da gilt erst einmal nur die Pflicht für Unternehmen, elektronische Rechnungen entgegen zu nehmen. Den sinnvollen Start ins E-Rechnungszeitalter beschreibt der IHK-Leitfaden unter Schritt 2 prägnant: "Banal, aber wichtig: Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird. Alle Lieferanten sollten über diese E-Mail-Adresse informiert werden. Nur so gelingt ein reibungsloser Übergang." – Wer allerdings nur ein paar Rechnungen pro Jahr empfängt, kann auch auf diesen Schritt verzichten und eine gewohnte E-Mail-Adresse für den Empfang nutzen.

Zu dem, was langfristig alles in Sachen E-Rechnung zu beachten ist, ist die Informationslage im Internet inzwischen mehr als ausreichend. Die vielen Informationen die Fachmenschen und Softwarefirmen da verbreiten, sind allerdings auch notwendig, weil ausgerechnet die des Finanzministeriums eher unbrauchbar ausfallen. Insbesondere für Solo-Selbstständige sind sie oft verwirrend und kaum verständlich. Ohnehin hat es das Ministerium erst Mitte Juni 2024 hinbekommen, wenigstens einen Entwurf eines Schreibens zur Einführung der eRechnung vorzulegen. Die verbindliche Endversion des Einführungsschreibens, also eine Verwaltungsanweisung folgte erst am 15. Oktober 2024. – ‚Haufe‘ kommentierte und erläuterte den Entwurf bereits umfassend: Neben der richtigen Kritik, es handele sich „bestenfalls um einen ersten Ansatz, der sehr viele Fragen offen lässt“ und dem deutlichen Hinweis, dass Kleinstunternehmen offensichtlich nicht mitgedacht wurden, geht das Schreiben auf zentrale Aspekte, wie den Unterschied zwischen ‚Elektronischer' und ‚Sonstiger' Rechnung ein. Der für viele kleine Unternehmen am stärksten beruhigende Hinweis ist oben schon erwähnt: Zwar muss zeitnah wenig beachtet werden, spätestens 2028 muss aber eine Software stehen, die E-Rechnung lesen und schreiben kann. ‚Haufe‘ fasste zum Entwurf bereits die beiden zentralen neuen Anforderungen so zusammen:
"• Inländische Unternehmer müssen ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
• Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein."
Diese Darstellung bleibt lesenswert, zum Start in die Systematik der abschließenden Verwaltungsanweisung empfiehlt sich nun aber der Kommentar zum endgültigen Schreiben, der in einigen weiteren Punkten Entwarnung gibt bzw. für Entspannung sorgen kann. Mitte November 2024 hat das Finanzministerium hat noch eine FAQ zur E-Rechnung mit 15 Fragen nachgelegt. - Gegenüber dem BMF-Schreiben v. 15.10.2024 ergeben sich darin keine fundamental neuen Erkenntnisse, jedoch ist die FAQ deutlich lesbarer. 

Für die elektronischen Varianten einer Rechnung wurde das oben erwähnte ZUGFeRD-Format entwickelt, ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Alternativ kann die XRechnung verwendet werden, die (wie Rechnungen im EDI-Format) entsprechend ausgerüstete Buchhaltungssysteme erfordert. 
Bei ZUGFeRD-Rechnungen handelt es sich um eine Kombination aus PDF- und XML-Dokumenten. Sie sind daher für Maschinen und Menschen lesbar. Im XML-Part (Extensible Markup Language) sind die Daten strukturiert abgelegt, die in der Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören die gesetzlichen Pflichtangaben, die Identifikationsnummer des Empfängers, Kontodaten, Rechnungsnummer etc. – Theoretisch kann eine solche Rechnung auch ohne ein Programm erstellt werden, das ZUGFeRD-Daten erzeugen kann, das Hantieren mit einem XML-Editor ist jedoch keine echte Alternative. Wer sich noch keine Software besorgt hat, um diese besonders formatierten Rechnungen auch schreiben und lesen zu können, kann hierfür die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes nutzen.

Wer bereits eine gängige Buchhaltungssoftware hat, kann damit rechnen, dass die spätestens ab 2025 auch elektronische Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Eure Hersteller haben mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch bereits eine entsprechende Ankündigung und (programmspezifische) Erläuterungen auf ihrer Website. Wer mit seiner Software bislang grundsätzlich zufrieden ist, kann also ohne große Umgewöhnung in die E-Rechnungswelt durchstarten.
Wer sich eine ZUGFeRD-kompatible Software-Lösung erst noch zulegen will, findet eine Software-Übersicht beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Oder auch in der Produktübersicht der ZUGFeRD-Community. Darunter auch Open-Source-Lösungen für die komplette Buchhaltung wie Fakturama, die auf allen gängigen Betriebssystemen, also Windows, Linux und Mac läuft. (Und für Profis, die E-Rechnungen mit open-source Java-Bibliotheken in eigene Softwareprojekte einbauen wollen, gibt es ebenfalls Lösungen: beispielsweise das Mustangproject oder Konik.) Für Alle, die öfter Rechnungen insbesondere an öffentliche Auftraggeber schreiben, lohnt sich noch der Blick auf den Gründerküche-Fachartikel zur XRechnung, in dem ebenfalls verschiedene Tools vorgestellt werden und das in der Basisversion kostenlose Tool b2brouter empfohlen wird.

Für Geschäfte mit Behörden ist die elektronische Variante durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) bereits seit 27. November 2020 Pflicht. Die wichtigste Ausnahme in der Verordnung steht in § 3: bei direkt vergebenen Aufträgen von bis zu 1.000 € dürfen Rechnungen weiterhin konventionell erstellt werden. Einen Basis-Überblick zur "E-Rechnung für Rechnungs­steller der Bundes­verwaltung" bieten das Innen- und das Finanzministerium. Dabei geht es vor allem um den Rechnungsaustausch mit den Bundesbehörden über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Auf dieser wiederum stehen umfassende Informationen zur E-Rechnung (an Behörden),  Tutorials, Merkblätter sowie FAQ. Ein Pendant zur ZRE ist die 'Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes' (OZG-RE). Die wird von den sogenannten Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung für den Empfang von E-Rechnungen genutzt.