Bewirtungen als Betriebsausgaben

Wer potenzielle Auftraggeber, Kundinnen oder andere Geschäftspartnerinnen aus betrieblichen Gründen zum Essen einlädt, kann von den Kosten einschließlich des eigenen Verzehrs 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzen. Die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer hingegen kann auf jeden Fall in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden.

Nicht zuletzt wegen der neueren Vorschriften zu Kassensystemen in der Gastronomie hat das Finanzministerium dazu am 30.6.21 ein umfangreiches Anwendungs-Rundschreiben (GZ: IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) mit seinen eigenen Vorstellungen dazu an die Finanzbehörden verschickt. Wichtig ist vor allem zu wissen:
Voraussetzung für die Anerkennung der Kundenbewirtung ist eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Quittung, zudem müssen die Bewirtungsaufwendungen getrennt von den anderen Betriebsausgaben gebucht werden. Die Quittung wird mit dem zeitnah erstellten und unterschriebenen Eigenbeleg aufbewahrt, der die bewirteten Personen inklusive Gastgeberin und der Anlass der Bewirtung, also etwa das Thema des Gesprächs benennt. Eine allgemeine Angabe wie "Kundengespräch" reicht hier nicht aus. Aus den Quittungen muss zudem hervorgehen, was konsumiert wurde. So vergleichsweise einfach ist das aber nur bei den Kleinbetragsrechnungen. – Ab einem Rechnungsbetrag von 250 €, müssen der Einladende (das Unternehmen) als Leistungsempfänger sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants auf der Quittung stehen. Auch Trinkgelder müssen quittiert werden, wenn sie als Betriebsausgaben anerkannt werden sollen.

Im Prinzip dasselbe gilt für die Kosten eines "Empfangs" im Büro, z.B. der Stehparty zum Fünfjährigen Jubiläum des eigenen Unternehmens. Bewirtungen in der eigenen Wohnung und Einladungen anlässlich des eigenen Geburtstages sind hingegen grundsätzlich "privat veranlasst" und damit nie Betriebsausgaben. Die Pizzas und der Kasten Cola hingegen, den die Grafikdesignerin während der Nachtschicht vor dem Präsentationstermin für Mitarbeiter kommen lässt, sind zu 100 Prozent Betriebsausgaben; ebenso die Kosten für "übliche Betriebsveranstaltungen" wie z.B. Weihnachtsfeiern. Übersteigen die Bruttokosten (also inklusive Umsatzsteuer) für so eine Feier pro Kopf 110 €, müssen die darüber liegenden Beträge (bei Arbeitnehmern als Arbeitslohn) erfasst und individuell oder pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Werden im Rahmen der Feier kleine Aufmerksamkeiten verteilt, ist der Wert der Geschenke bei den 110 € mitzuberechnen und sie dürfen nicht teurer als 60 € sein.

Wer auf Dienstreisen allein essen geht, kann solche Kosten nicht als Betriebsausgaben geltend machen – dafür ist die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand da und last not least müssen alle Bewirtungskosten prinzipiell angemessen sein. Wer als Solo-Selbstständige regelmäßig Kunden in teuren Sterne-Restaurants bewirtet, sollte nicht erwarten, dass das vom Finanzamt toleriert wird.