Eigenbelege für Ausgaben basteln

Grundsätzlich gilt bei allen Steuererklärungen: Als steuermindernd anerkannt wird nur, was belegt werden kann. Aber was, wenn die Parkuhr auf der Dienstreise keinen Beleg herausgibt, wenn man das Straßenbahnticket verschlampt? Betriebsausgaben waren das ja trotzdem. Und die müssen irgendwie nachgewiesen werden.

Die Lösung heißt hier Eigenbeleg, manchmal auch Notbeleg genannt. Diesen Beleg schreibt man sich einfach selbst: Wann habe ich an an wen wie viel und wofür gezahlt. Datum und Unterschrift dazu und der Beleg ist schon fertig. Sinnvoll ist in der Regel, zusätzlich einen Grund anzugeben (etwa: Automat hat keinen Beleg erstellt, Trinkgeld wurde nicht quittiert) und einen Nachweis der Kosten (etwa: Preisliste des örtlichen Verkehrsunternehmens laut Internet) beizufügen.
Die Finanzämter erkennen solche selbst gebastelten Belege tatsächlich an, sofern sie glaubhaft sind: Dass man auf einer Dienstreise mit dem Auto Parkgebühren gezahlt hat, ist glaubhaft. All solche Ausgaben sollten allerdings einzeln aufgeführt werden, für jede Zahlung also ein eigener Beleg erstellt werden. Eine Liste, die 30 mal eine Parkgebührsumme plus Datum enthält, geht mit ziemlicher Sicherheit nicht durch.

Grundsätzlich gilt: Je genauer die Angaben auf einem Notbeleg sind (und je deutlicher die Verbindung zu einer beruflichen Tätigkeit auf der Hand liegt), umso eher wird er akzeptiert. Natürlich werden Eigenbelege für Kleckerbeträge eher akzeptiert – aber eine Höchstgrenze für solche Belege gibt es nicht. Wer allerdings für ein Viertel der Betriebsausgaben nur Eigenbelege hat, darf damit rechnen, dass das Finanzamt Diskussionsbedarf anmeldet  und die Steuern schätzt. Ein Notbeleg ist und soll die Ausnahme bleiben.

Vorsicht: Aus solchen Notbelegen darf keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Es sei denn, man kann beweisen, dass es mal eine ordnungsgemäße Rechnung gab, die aber leider verloren ging.