Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit entstehen. Entscheidend für die Anerkennung als Betriebsausgabe ist, dass die jeweilige Aufwendung beruflich veranlasst war und "nicht der privaten Lebensführung zuzurechnen" ist.

Klar: Mein Bett ist keine Betriebsausgabe – obwohl ich es brauche, um meine Arbeitskraft zu regenerieren. Aber auch die Kleidung, die ich im Beruf verschleiße, kann ich privat nutzen. Ob ich es tatsächlich tue, spielt keine Rolle: Allein die Möglichkeit einer privaten Nutzung schließt die Berücksichtigung als Betriebsausgabe aus. Nur wenn eine private Nutzung ausscheidet, wie etwa bei Theaterkostümen, kann man die Kosten absetzen. Auch Tageszeitungen fallen in der Regel in diese Kategorie: private Nutzung möglich – keine Betriebsausgabe. Darauf bestehen viele Finanzämter selbst bei Journalisten, die die Zeitungen für ihren Beruf brauchen.

Bei den laufenden Kosten galt dabei lange der Grundsatz "ganz oder gar nicht": Das Arbeitszimmer zu Hause, das zur Hälfte auch als Gästezimmer genutzt wird, darf nicht etwa zur Hälfte, sondern gar nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auch wer eine Dienstreise mit ein paar Urlaubstagen verband und die beruflich veranlassten Kosten nicht "leicht und einwandfrei" von den privaten trennen konnte, musste die gesamten Reisekosten bis vor wenigen Jahren privat tragen. Von dieser Regel gab es zunächst nur drei Ausnahmen: Von den laufenden Kosten von Fahrzeugen, Telefonen und PCs wird bei gemischter Nutzung der Anteil als Betriebsausgabe anerkannt, der dem Anteil der beruflichen Nutzung entspricht. Inzwischen aber hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass auch bei gemischt veranlassten Reisen der berufliche Kostenanteil als Betriebsausgabe anerkannt wird, sofern er sich "nach objektiven Maßstäben von dem privat veranlassten Teil abgrenzen" lässt. Ende 2013 wollte ein Senat des BFH diesen Grundsatz auch auf die Arbeitszimmer übertragen, jedoch hat der Große Senat des BFH per Grundsatzentscheidung im Juli 2015 die Hoffnung nachhaltig zerschlagen, auch bei Räumen eine gemischte Nutzung anzuerkennen.

Anders sieht es bei längerlebigen Wirtschaftsgütern ("Anlagen") aus: Ihr Anschaffungspreis kann vollständig als Betriebsausgabe angesetzt werden, sofern sie nachweislich zu mehr als zehn Prozent beruflich genutzt werden. Für die private Mitnutzung muss dann jedoch ein entsprechender Betrag als Betriebseinnahme verbucht werden.

Weitere Gründe, nach denen das Finanzamt Betriebsausgaben zurückweisen kann, gibt es im Normalfall nicht. Vor allem darf das Finanzamt Selbstständigen nicht in ihre Ausgabenpolitik hineinreden. Hat die Musikerin also drei teure Computer gekauft, die sie nachweislich alle drei beruflich nutzt, dann muss das Finanzamt alle drei als Arbeitsmittel anerkennen. Das Argument "Für eine Musikerin reicht ein PC" gilt hier ebenso wenig wie der Hinweis: "Aldi-PCs hätten es auch getan".

Sind die Kosten allerdings unangemessen hoch, so kann das Finanzamt die Anerkennung verweigern. Diese Grenze sah das Finanzgericht Nürnberg zum Beispiel bei einem Vermieter überschritten, der sich – bei 80.000 Euro Jahresumsatz – einen Porsche 911 Turbo Coupé zum Preis von 120.000 Euro angeschafft hatte, den er als "Dienstwagen" absetzen wollte. Diese Art Fahrzeug und ein solcher Repräsentationsaufwand seien für den Geschäftserfolg des Unternehmens ohne jede Bedeutung, befand das Finanzgericht und kürzte die Abschreibung, die es dem Vermieter zugestand, auf einen Betrag, der einem Neupreis von 70.000 Euro entsprach. Auch die 75.000 € Anschaffungskosten für einen Jaguar-E-Type-Oldtimer wies das Finanzgericht Baden-Württemberg als unangemessene Repräsentationsaufwendungen zurück: Der Wagen war laut Fahrtenbuch zwar nicht privat genutzt worden, hatte für das Unternehmen binnen zwei Jahren jedoch lediglich 539 km bei vier Kundenbesuchen zurückgelegt (Urteil vom 28.2.2011, Aktenzeichen 6 K 2473/09).

Als Betriebsausgabe gilt jeweils der volle Preis einschließlich Mehrwertsteuer; Buchungsdatum ist für alle, die Einnahmenüberschussrechnung machen, immer der Tag der Zahlung. Das ist bei Überweisungen der Tag, an dem das Geld vom Konto abgebucht wird; bei Schecks der Tag der Ausstellung. Nur wer seinen Gewinn per Bilanz ermittelt, bucht Ausgaben unter dem Rechnungsdatum. Wer einen Ausgabenbeleg verloren oder für eine Bagatellausgabe gar keinen Beleg bekommen hat, kommt beim Finanzamt oft auch mit einem selbst ausgestellten Notbeleg (Eigenbeleg) durch.