Umsatzsteuerausgaben ('Vorsteuer')

Von der vereinnahmten Mehrwertsteuer darf man die gesamte Mehrwertsteuer abziehen, die in den Betriebsausgaben enthalten ist und die auf den etwas irreführenden Namen "Vorsteuer" hört. Nur den Rest muss man an das Finanzamt abführen – die Vorsteuer stellt also in vollem Umfang eine zusätzliche Einnahme dar.

Für normale Unternehmen ist die Berechnung der Vorsteuer recht mühsam: Sie müssen am Jahresende die verausgabte Mehrwertsteuer aus all ihren Ausgabenbelegen einzeln herausrechnen. Damit das nicht allzu aufwendig wird, sollten auch in der einfachsten Buchhaltung alle Ausgaben von Anfang an in den zwei Spalten "Nettobetrag" und "Mehrwertsteuer" stehen, am besten gleich noch getrennt nach den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen. Eine Buchhaltungs-Software macht das natürlich standardmäßig.

Dabei gilt im Prinzip: "Nur wo Mehrwertsteuer draufsteht, ist auch Mehrwertsteuer drin." Aus Quittungen, auf denen weder ein Mehrwertsteuersatz noch der Mehrwertsteuerbetrag verzeichnet ist, kann man auch keine Vorsteuer abziehen (einzige Ausnahme von diesem Prinzip sind Fahrkarten). Seit 2004 ist der Vorsteuerabzug sogar nur noch aus Rechnungen erlaubt, die den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Auch aus Notbelegen (Eigenbelegen) darf in der Regel keine Vorsteuer abgezogen werden. Und natürlich berechtigen Quittungen, auf denen ausländische Mehrwertsteuer steht, nicht zum Vorsteuerabzug in Deutschland.

Bei größeren Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, wird die Mehrwertsteuer im Kaufjahr voll als Vorsteuer abgezogen; für die Abschreibung (AfA) wird dann jeweils nur der Nettopreis angesetzt.

Wer auch steuerfreie Umsätze gemacht hat, darf aus den dazugehörigen Ausgaben eventuell keine Vorsteuer abziehen. Aber die Regeln dazu enthalten wieder so viele Wenns und Abers, dass sie eines gesonderten Textes bedürfen.