Doppelte Buchführung und Bilanz

Bitte bei diesem Text nicht zuviel erwarten. – Er dient nur dazu, zu begründen, weshalb der Ratgeber zur doppelten Buchführung keine Aussagen enthält. Die Anforderungen an diese Art von Buchführung, wie sie Kaufleuten vorgeschrieben ist, sind nämlich sehr viel höher als bei der Einnahmenüberschussrechnung. Bei Kaufleuten geht das Handelsgesetzbuch einfach davon aus, dass sie die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" gelernt oder wenigstens eine Fachkraft zur Verfügung haben, die sich damit auskennt.

Genau so sollte man es auch praktizieren: Wer bisher noch keine Ahnung von doppelter Buchführung hat, muss wissen, dass es viel, viel Zeit braucht, um sich dort einigermaßen zuverlässig einzuarbeiten. Zeit, die man vermutlich für den fachlichen Aufbau des Geschäfts besser einsetzen kann.

Als "kaufmännische" gilt die "doppelte Buchführung", die am Jahresende mit einer Bilanz abgeschlossen wird. Dazu sind verpflichtet

• alle Kaufleute,
• Kleingewerbetreibende und Freiberufler nur, wenn sie sich freiwillig in das Handelsregister haben eintragen lassen oder sich freiwillig für die Bilanzierung entscheiden,
• alle AGs und GmbHs (und damit natürlich auch jede "Unternehmergesellschaft") sowie alle Personengesellschaften, die in das Handelsregister eingetragen sind.

Das Finanzamt fordert seit dem Jahr 2024 eine solche Buchführung von allen Gewerbetreibenden, die mehr als 80.000 € Gewinn oder mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr machen. (Vorher galt: 60.000 € Gewinn bzw. 600.000 € Umsatz.) Wer darunter liegt oder Freiberufler ist und aus irgendwelchen Gründen dennoch bilanzieren möchte, kann das freiwillig tun. Aber Vorsicht: Ein Zurück zur Einnahmenüberschussrechnung ist dann erst wieder nach drei Jahren möglich, zudem gehen durch eine freiwillige Buchführung Privilegien wie die Berechtigung zur Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten verloren.

Zu den Unterschieden zwischen Einnahmenüberschussrechnung und kaufmännischer Buchführung sei nur so viel gesagt:

• Die Einnahmenüberschussrechnung interessiert sich nur für die reinen Geldbewegungen. Einnahmen werden nur und erst dann verbucht, wenn das Geld fließt – und nicht etwa, wenn die Leistung erbracht oder die Rechnung geschrieben wird. Das Seminar, das im Jahre 2023 gehalten und in Rechnung gestellt, aber erst 2024 bezahlt wurde, taucht damit in der Einnahmenüberschussrechnung des Jahres 2023 überhaupt nicht auf. Ebenso erscheinen Schulden – etwa für das auf Raten gekaufte neue Auto – hier erst in dem Augenblick auf, in dem sie beglichen werden.
• Die kaufmännische Buchführung zeichnet dagegen die tatsächliche Wertentwicklung des Unternehmens nach. Im vorgenannten Fall würde das durchgeführte Seminar bereits im Jahr 2023 als Forderung (und damit als Erhöhung des Gewinns) verbucht – das Bilanzergebnis des Jahres 2024 würde dagegen durch die Bezahlung nicht mehr verändert. Auch ein Bankdarlehen wird hier vom ersten Tag an verbucht, während es in der Einnahmenüberschussrechnung lediglich mit den Zinsen auftaucht.
• Die Einnahmenüberschussrechnung kommt für Lieferungen und Leistungen mit einer einzigen Buchung aus: An dem Tag, an dem der Kunde die Rechnung begleicht, wird der Betrag als Einnahme verbucht. Fertig.
• Die doppelte Buchführung verbucht hingegen jeden Vorgang doppelt – genau genommen sogar vierfach: Zum Rechnungsdatum als Soll unter "Kundenforderung" und als Haben unter "Umsatz", am Tag der Bezahlung als Haben unter "Kundenforderung" und als Soll unter "Bank".

Nicht verstanden? Das geht den meisten so: Die kaufmännische Buchführung spiegelt zwar die tatsächliche Geschäftsentwicklung sehr viel genauer wider als die Einnahmenüberschussrechnung. Sie hat jedoch einen gravierenden Nachteil: Sie ist mit dem gesunden Menschenverstand kaum zu verstehen. Sie zu erklären, würde den Rahmen dieses Ratgebers sprengen.

Wer sie irgendwo gelernt hat, kann selbst beurteilen, ob es sich lohnt die Bücher selbst zu führen. Mit professionellen Buchhaltungsprogrammen ist der Aufwand vertretbar. Auf der anderen Seite werden mit der Pflicht zur Buchführung aber auch die "Gestaltungsmöglichkeiten" in der Steuererklärung deutlich größer, sodass es sich auch unter diesem Aspekt empfehlen könnte, den ganzen Salat einer Fachkraft zu übergeben. – Wer von kaufmännischer Buchführung (noch) gar keine Ahnung hat, sollte da nicht lange überlegen.