Ausgaben: Laufende Kosten

An Kosten, die im Jahr der Zahlung vollständig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können - sofern der Einzelpreis der Anschaffungen unter 800 bzw. 250 € plus Mehrwertsteuer liegt -, kommen insbesondere die Ausgaben in Frage für

• beruflich genutzte Räume – beim häuslichen Arbeitszimmer gelten allerdings strenge und unangenehme Beschränkungen;
• Büromöbel und Büroausstattung einschließlich Blumen und Bilder;
• technische Geräte wie Computer, Handy, Router etc.;
• Telefon-, Handy- und Internetgebühren – bei beruflicher und privater Nutzung sind Regeln zu beachten;
• sämtliche berufliche Arbeitsmaterialien / Büromaterial;
• Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Noten und Textbücher, soweit eine private Mitnutzung ausscheidet – weshalb gewisse Regeln zu beachten sind;
• Berufskleidung nur dann, wenn eine private Mitnutzung der Kleidungsstücke praktisch ausgeschlossen ist. Es kommt nicht einmal darauf an, ob die private Nutzung überhaupt erfolgt. Das FG Niedersachsen stellte dazu beispielsweise Ende 2023 in einem Urteil (Az. 3 K 11195/21) die ehernen Grundsätze der laufenden Rechtsprechung klar: "Aufwendungen einer Mode-Influencerin / Mode-Bloggerin für die Anschaffung von bürgerlicher Kleidung und Mode-Accessoires sind - unabhängig vom betrieblichen Nutzungsumfang - nicht als Betriebsausgaben zu berücksichtigen";
• Pkw-Nutzung nach umfangreichen Regeln, die für Dienstfahrten mit dem Privatwagen eine Kilometerpauschale von 30 Cent vorsehen; für Dienstwagen muss ein privater Nutzungsanteil verbucht werden. Ähnliche Regeln gelten auch für andere Fahrzeuge;
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit mit einer Entfernungspauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer – unabhängig vom benutzten Fahrzeug;
• Reisekosten wie Fahrt-, Flug-, Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung – auch hier muss eine Reihe von Regeln beachtet werden;
• die Bahncard, und zwar in voller Höhe, also ohne Abzug eines privaten Nutzungsanteils, sofern die Anschaffung insgesamt zur Senkung der Betriebsausgaben geführt hat;
• beruflich bedingte Umzüge und doppelte Haushaltsführung, etwa bei einem befristeten Engagement in einer anderen Stadt; da dabei recht hohe Betriebsausgaben anfallen können, gibt es natürlich auch genaue Vorschriften;
• Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass – in der Regel (von der es Ausnahmen gibt) in Höhe von 70 Prozent der Restaurantquittung;
• Werbung und Akquisition, aber auch für Bewerbungen, wenn denn einer die Schnauze voll hat von der selbstständigen Arbeit. Dazu zählen z.B. Fotokopien, Porto, Reisekosten zu Bewerbungsgesprächen, Referenzmappen, Inserate und eventuell sogar eine eigene Website;
• Werbegeschenke bis zum Einzelwert von netto 50 € pro Beschenktem und Jahr – Geschenke, die teurer sind, dürfen gar nicht – also auch nicht mit 50 € – abgezogen werden;
• Honorare, die an Dritte gezahlt wurden, und alle Lohnkosten bis hin zu den Pensionsrückstellungen für die Betriebsrente des GmbH-Geschäftsführers;
• Rechts- und Steuerberatungskosten bei der Gewinnermittlung (Beratungskosten bei der persönlichen Steuererklärung sind Sonderausgaben; sind die Kosten gemischt angefallen, akzeptiert das Finanzamt ohne weiteren Nachweis 100 € davon als Betriebsausgabe);
• Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto und Zinsen für beruflich bedingte Kredite;
• Aus- und Weiterbildung einschließlich notwendiger Fahrt-, Unterkunfts- und Verpflegungsmehrkosten – die genauen Regeln schließen allerdings die erste Schul- und Berufsausbildung aus, sofern es sich dabei nicht um ein bezahltes Ausbildungsverhältnis handelt;
• Beiträge zu Berufsverbänden einschließlich der Gewerkschaft (Manchmal zweifeln Finanzämter das an – zu Unrecht. In diesem Fall ver.di einschalten.) Betriebsausgaben sind hier auch Zahlungen z.B. für Rechtsberatung, Broschüren usw.;
• Mehrwertsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wurde;
• berufliche und Geschäftsversicherungen einschließlich der Beiträge zur Berufsgenossenschaft (die anderen Sozialversicherungen und weitere private Versicherungen sind eventuell Sonderausgaben; bei Betriebskostenversicherungen kommt es auf das versicherte Risiko an);
• ehrenamtliche Tätigkeit wie Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Aber Achtung: Wird für das Ehrenamt ein Verdienstausfall gezahlt (wie das bspw. bei ver.di der Fall ist), ist der als Betriebseinnahme zu versteuern.

Anregungen für weitere Betriebsausgaben sind den einschlägigen Ratgebern zu entnehmen. An einigen Stellen sollte man es aber gar nicht erst versuchen: Geldstrafen, Bußgelder (auch für falsches Parken in beruflichen "Notfallsituationen"), Schmier- und Bestechungsgelder sowie "unangemessene" Repräsentationsaufwendungen werden grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Wer sich bei der Beurteilung seiner Ausgaben nicht sicher ist, sollte nicht allzu lange grübeln: Nicht alle Steuerfragen sind "ausgeurteilt" oder durch Verordnungen geregelt, und die letzte Entscheidung trifft ohnehin das Finanzamt im Einzelfall. Im Zweifel also lieber eine Ausgabe mehr angeben – Irrtum ist nicht strafbar. Wenn das Finanzamt die Ausgabe nicht als Betriebsausgabe anerkennen will, wird es das sagen (in der Regel allerdings erst bei einer Betriebsprüfung) und dann bleibt immer noch die Option, Einspruch einzulegen.