Durchlaufende Posten

Ausgaben, die man für einen Auftraggeber nur verauslagt, die also ausdrücklich zusätzlich zum Honorar erstattet werden – etwa für Materialaufwand oder Fahrkarten –, lassen sich wahlweise auf zwei Arten verbuchen: Entweder man verbucht die Kosten als Betriebsausgaben und die Kostenerstattung als Betriebseinnahme. Dann kann nichts schief gehen. Oder man lässt beides (als "durchlaufende Posten" eben) ganz aus der Steuererklärung heraus. In diesem Fall reicht man das Original der Rechnung an den Auftraggeber weiter, damit er daraus die Vorsteuer ziehen kann, und lässt sich exakt den Rechnungsbetrag erstatten – ohne dass der aber in der Gewinnermittlung oder in der Umsatzsteuererklärung auftaucht, weder als Ausgabe noch als Einnahme, da "Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden" nach § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG nicht zu den Gewinnen und Verlusten zählen.

Für die Höhe des Gewinns macht das keinen Unterschied, eventuell aber für die Umsatzsteuer: Wer die Vorsteuer nach Durchschnittssätzen berechnet (was nur für einige Berufe und nur bis zum Steuerjahr 2022 möglich ist), erhöht bei der Verbuchung der Ausgaben seinen Umsatz und damit die (Geld bringende) Vorsteuerpauschale. Die Behandlung als durchlaufender Posten kann den Umsatz etwas drücken. Das kann eine Rolle spielen, wenn man z.B. die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer bis 22.000 € Umsatz nicht gefährden will, oder die 61.356-€-Grenze (zum Recht den Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen zu berechnen) nicht zu verlieren.

Dieses Verfahren ist erlaubt, solange man folgende Regeln beachtet:

• Es muss sich um konkret verauslagte Gelder handeln – Kilometergeld und Verpflegungsaufwendungen, die der Auftraggeber pauschal erstattet, müssen immer als Einnahme verbucht werden.
• Auf der Rechnung muss der Auftraggeber als Empfänger angegeben sein (sonst kann er daraus ja keine Vorsteuer ziehen). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € – etwa für Fahrkarten oder Hotelrechnungen – darf der Name des Empfängers fehlen.

Für eine eventuelle Steuerprüfung sollte man sich zur Sicherheit eine Kopie der Belege aufheben, um den Vorgang belegen zu können.