Einnahmenüberschussrechnung – wie geht das?

Alle Freien Berufe und Kleingewerbetreibenden dürfen ihren Gewinn mit einer vereinfachten Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Die funktioniert im Prinzip wie ein Kassenbuch, in dem alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres verzeichnet sind: Was übrigbleibt, ist der Gewinn.

Im Unterschied zur Bilanz, die Werte berücksichtigt, also z.B. Leistungen, die schon erbracht, aber noch nicht bezahlt sind, kümmert sich die Einnahmenüberschussrechnung allein um den Geldfluss: Hier werden alle Einnahmen an dem Tag gebucht, an dem das Geld auf dem Konto einging oder der Scheck im Briefkasten lag; Buchungsdatum für die Ausgaben ist der Tag, an das Geld vom Konto abgebucht oder bar bezahlt wurde. Die Umsatzsteuer für das 4. Quartal 2023, die erst im Januar 2024 an das Finanzamt abgeführt wurde, gilt bei der Einnahmenüberschussrechnung also als Ausgabe des Jahres 2024.

Die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) besteht also einfach aus einer Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben des Jahres. Zu den Ausgaben gehören auch die "Abschreibungen", also der fiktive Wertverlust der größeren Anschaffungen von bleibendem Wert, deren Kaufpreis als Betriebsausgabe über mehrere Jahre verteilt werden muss. Auch die Umsatzsteuer muss – sowohl bei den Einnahmen als auch bei den Ausgaben – in der EÜR mit gebucht werden.

Eine solche Aufstellung ist selten kompliziert, seit der Steuererklärung 2017 allerdings müssen alle selbstständigen Einkünfte per Formular EÜR erklärt und zusammen mit der Steuererklärung online an das Finanzamt übermitteln werden. Die Aufzeichnung der eigenen Einnahmen und Ausgaben sollte also der Struktur des Formulars folgen, um Mehrarbeit bei der Buchhaltung zu vermeiden. – Zusätzlich zu den wenigen Zahlen, die mit diesem Formular abgefragt werden, empfiehlt es sich oft, für die eigene Kontrolle ein System zu entwickeln, in dem die Einnahmen nach Kunden und die Ausgaben differenzierter dargestellt sind, um sich ein genaueres Bild über die Geschäftsentwicklung machen zu können. (Das Finanzamt verlangt diese differenzierte Aufstellung nicht und die Auflistung jedes einzelnen Postens nur bei einer intensiven Betriebsprüfung.)

Und falls irgendein Fragebogen wissen will, ob du die "Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG" anwendest: Damit ist genau diese Einnahmenüberschussrechnung gemeint. Die Bilanz, die Kaufleute und viele Gewerbetreibende vorlegen müssen, heißt im Steuerchinesisch "Gewinnermittlung nach § 5 EStG" (oder nach § 4 Abs. 1).

Letztlich auf der EÜR basiert die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die für die allermeisten Solo-Selbstständigen kaum nötig ist: Eine zusammenfassende Betrachtung der Buchhaltung erhält eben erst dann einen Sinn, wenn ohne sie die Übersicht verloren geht. Meist wird die BWA als Zusammenfassung aus einer Buchhaltung mit vielen Unterkonten gebraucht. Hier schafft sie Durchblick in Form einer strukturierten Gesamtschau. Sie hilft auch, die Geschäftsentwicklung einzelner Monate, Quartale oder Jahre schnell untereinander vergleichen. Die BWA ist nicht genormt, aber im Wesentlichen immer eine Bestandsaufnahme der eigenen Buchhaltung, um Entwicklungen zu analysieren, Prognosen zu erarbeiten oder einfach mal einen Ad-hoc-Überblick über den finanziellen Stand zu bekommen. – Damit ist umgekehrt klar: Selbstständige, die per EÜR den Gewinn ermitteln dürfen, brauchen keine BWA. Jedenfalls so lange nicht, wie sie ist in der Lage sind, die eigene Geschäftsentwicklung auch direkt aus ihrer EÜR herauszulesen. – Wer einmal eine BWA anschauen will, um zu entscheiden, ob sie hilfreich sein könnte,  findet viele Muster-Varianten im Internet. Beispielsweise bei Firmen, die ihre BWA-fähige Buchhaltungssoftware verkaufen möchten. Wir verlinken hier einmal das Lexware-Excel-Tool, weil es selbsterklärend ist und ausdrücklich nicht weil wir (Schleich-)Werbung für diese Firma machen wollen. Wer eine BWA-Softwarelösung sucht, findet die in vielen gängigen Buchhaltungsprogrammen bereits eingebaut. Egal ob ein Offline- oder ein Cloud-Programm genutzt wird.