Elektronische Steuererklärungen ('Elster')

Selbstständige müssen ihre Erklärungen in der Regel elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das gilt schon länger für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Einkommensteuererklärung, seit dem Steuerjahr 2017 auch bei der Einnahmenüberschussrechnung. und seit 2022 für die steuerliche Erfassung. All diese Erklärungen sind mit dem Programm bzw. der Schnittstelle "Elster" ("Elektronische Steuer-Erklärung") via Internet an das Finanzamt zu übermitteln. Umgekehrt gilt seit der Veranlagung für 2019: Steuerbescheide können auch rein digital zugestellt werden. Wer das will, muss dies dem Finanzamt mit der Erklärung mitteilen und bekommt den Bescheid dann nicht mehr per Post, sondern über das Elster-Postfach zugestellt.

Als erstes ist eine Registrierung fällig: Zur Anmeldung bzw. Anlage eines persönlichen Kontos geht es über das Elster-Portal. Dort gibt es einen Schritt-für-Schritt Registrierungsprozess sowie eine umfangreiche Erklärung der Abfragen und Funktionen. Soll nur ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeschickt werden, reicht neben persönlichen Daten die Angabe einer E-Mail-Adresse, für alle anderen Funktionen wird die Steuer-Identifikationsnummer gebraucht.
Seit Mitte 2024 steht für mobile Endgeräte mit ElsterSecure eine Login-Variante ohne Zertifikate und Passwörter zur Verfügung. Die Registrierung für "Mein Elster" wird hier mit dem Mobil-Gerät abgeschlossen. Mit der App ist der Login auf dem mobilen Gerät und dem PC gleichermaßen möglich, das Elster-Benutzerkonto kann mit der App verknüpft werden.

Um anschließend eigene Steuererklärungen zu erstellen und zu übermitteln, gibt es grundsätzlich zwei Wege:

• Mein Elster ist der Standard-Onlinezugang der Steuerverwaltung. Hier finden sich auch alle Formulare, die für Anträge und Steuererklärungen gebraucht werden. 
• Zur Erstellung und Übermittlung der Steuererklärungen ist jede Steuersoftware in der Lage, in die eine Elster-Schnittstelle integriert ist. Hier bietet die Elster-Website eine umfangreiche Liste der Produkte inklusive Entscheidungshilfe an. Dort werden kostenlose wie kommerzielle, online und offline arbeitende Softwareprodukte für verschiedene Betriebssysteme und Steuererklärungen gelistet.

Die aktuellen Programme bieten die Steuerformulare in der Regel im bekannten schwarz-weiß-grünen Finanzamtslook zum Ausfüllen am Bildschirm an. Am Ende der Elster-Programme steht eine Plausibilitätsprüfung, in der Regel auch eine vorläufige Steuerberechnung. Das hilft mögliche Optimierungen zu erkennen, etwa zu entscheiden, etwa ob bei einer Partnerschaft die gemeinsame oder die getrennte Veranlagung günstiger ist.

Die Ausnahme, Steuererklärungen in Papierform abgeben zu dürfen, muss beantragt werden. Voraussetzung ist, dass die elektronische Erklärung "unbilliger Härten" mit sich bringt. Etwa dann, wenn sie- so der Bundesfinanzhof (BFH) Mitte 2020 (Az. VIII R 29/19) "wirtschaftlich unzumutbar" ist. Konkret: "Wenn der finanzielle Aufwand für die Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Datenfernübertragungsmöglichkeit in keinem wirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zu den Einkünften ... steht." Auch wenn es auf Dauer einfacher und bequemer ist, die elektronische Erklärung zu nutzen und es eine Rarität sein dürfte, dass jemand keinen Internetanschluss hat, betont der BFH in dem Urteil den Grundsatz: Es ist Kleinstbetrieben unzumutbar, sich allein für die Steuererklärungen Hard- und Software sowie einen Internetanschluss besorgen zu müssen. – Die PDF-Versionen der Formulare und die amtlichen Erläuterungen dazu gibt es im Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung.

Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – aber nur für den – gibt es seit 2021 im Elster-Portal noch die Variante der Registrierung mit einer E-Mail-Adresse. Die ist vorgesehen für jene, die den Fragebogen abgeben müssen, jedoch noch keine Steuernummer besitzen. Die bekommen über Elster eine Zertifikatsdatei mit der der Fragebogen abgeschickt werden kann. Das Verfahren ist beispielsweise vom Niedersächsischen Landesamt für Steuern hier ausführlicher beschrieben als dies bei Elster der Fall ist.