Elektronische Steuererklärung ('Elster')

Selbstständige müssen ihre Erklärungen in der Regel elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das gilt für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Einkommensteuererklärung, die Einnahmenüberschussrechnung. und seit 2022 auch für die steuerliche Erfassung. Alle entsprechenden Formulare sind via "Elster" ("Elektronische Steuer-Erklärung") an das Finanzamt zu übermitteln. Umgekehrt gilt: Steuerbescheide können auch digital zugestellt werden. Wer das will, muss dies dem Finanzamt mit der Erklärung mitteilen und bekommt den Bescheid dann nicht mehr per Post, sondern über das Elster-Postfach.

Als erstes ist bei Elster die Registrierung über das Elster-Portal fällig. Dort gibt es einen Schritt-für-Schritt Registrierungsprozess sowie eine umfangreiche Erklärung zu den Abfragen und Funktionen. Soll nur der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeschickt werden, reicht neben den persönlichen Daten die Angabe einer E-Mail-Adresse, für alle anderen Funktionen und Erklärungen wird die Steuer-Identifikationsnummer gebraucht.
Seit Mitte 2024 steht für mobile Endgeräte mit ElsterSecure eine Login-Variante ohne Zertifikate und Passwörter zur Verfügung. Die Registrierung für "Mein Elster" wird hier mit dem Mobil-Gerät abgeschlossen. Mit der App ist der Login auf dem mobilen Gerät und dem PC gleichermaßen möglich, das Elster-Benutzerkonto kann mit der App verknüpft werden.

Um eigene Steuererklärungen zu erstellen und zu übermitteln, gibt es grundsätzlich zwei Wege:

• Mein Elster ist der Standard-Onlinezugang der Steuerverwaltung. Hier finden sich auch alle Formulare, die für Anträge und Steuererklärungen gebraucht werden. 
• Zur Erstellung und Übermittlung der Steuererklärungen ist auch jede Steuersoftware in der Lage, in die eine Elster-Schnittstelle integriert ist. Hier bietet die Elster-Website eine umfangreiche Liste der Produkte inklusive Entscheidungshilfe an. Dort werden kostenlose wie kommerzielle, online und offline arbeitende Softwareprodukte für verschiedene Betriebssysteme und Steuererklärungen gelistet.

Die aktuellen Programme bieten die Steuerformulare in der Regel im schwarz-weiß-grünen Finanzamtslook zum Ausfüllen am Bildschirm an. Am Ende der Elster-Programme steht eine Plausibilitätsprüfung, in der Regel auch eine vorläufige Steuerberechnung. Das hilft mögliche Optimierungen zu erkennen, etwa zu entscheiden, etwa ob bei einer Partnerschaft die gemeinsame oder die getrennte Veranlagung günstiger ist.

Die Ausnahme, Steuererklärungen in Papierform abgeben zu dürfen, muss beantragt werden. Voraussetzung ist, dass die elektronische Erklärung "unbilliger Härten" mit sich bringt. Etwa dann, wenn sie- so der Bundesfinanzhof (BFH) Mitte 2020 (Az. VIII R 29/19) "wirtschaftlich unzumutbar" ist. Konkret: "Wenn der finanzielle Aufwand für die Einrichtung und Aufrechterhaltung einer Datenfernübertragungsmöglichkeit in keinem wirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zu den Einkünften ... steht." Auch wenn es auf Dauer einfacher und bequemer ist, die elektronische Erklärung zu nutzen und kaum jemand keinen Internet-Zugang hat, betont der BFH den Grundsatz: Es ist Kleinstbetrieben unzumutbar, sich allein für die Steuererklärungen Hard- und Software sowie einen Internetanschluss besorgen zu müssen. – Die PDF-Versionen der Formulare und die amtlichen Erläuterungen dazu gibt es im Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung.

Für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – aber nur für den – ist die Registrierung allein mit einer E-Mail-Adresse, also ohne Elster-Registrierung möglich. Das ist vorgesehen für jene, die den Fragebogen abgeben müssen, aber noch keine Steuernummer haben. Die bekommen über Elster eine Zertifikatsdatei mit der der Fragebogen abgeschickt werden kann. Das Verfahren ist beispielsweise vom Niedersächsischen Landesamt für Steuern hier ausführlicher beschrieben als bei Elster.