GoBD: Ordentliche Aufbewahrung von (elektronischen) Belegen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sorgten in ihrer ersten Fassung aus 2014 nach der Veröffentlichung für einige Verwirrung. Seit am 1.1.2017 alle Übergangsregeln ausgelaufen sind, gilt diese Verordnung komplett. Die GoBD regelt nicht – wie dort manchmal noch gemutmaßt wird –, dass jede E-Mail manipulationssicher gespeichert werden muss, sondern "nur", dass alle rein elektronischen Belege und steuerrelevante Aufzeichnungen zeitnah und unveränderbar zu speichern sind. – Die aktuellste Version ist die GoBD 2020 von Ende November 2019. Sie gilt seit dem 1.1.2020 und ihre entscheidendste Neuerung war, dass bei Kleinstunternehmen (nicht zu verwechseln mit Kleinunternehmen im Umsatzsteuerrecht) weniger streng hingeschaut werden muss als bei einem Großkonzern. Hier regelt Randziffer 15, dass Finanzämter bei Unternehmen, deren Jahresumsatz bis 17.500 € beträgt, die Buchhaltung "regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße" bewerten sollen.

Wer Belege und Aufzeichnungen ausschließlich in Papierform erstellt und archiviert, braucht sich um die Feinheiten der GoBD nicht kümmern. Eine elektronische Archivierung aller geschäftlichen Unterlagen wird darin nicht vorgeschrieben.

Auf Seite 22 in Ziffer 85 des im November 2019 veröffentlichten BMF-Schreiben S 0316/19/10003 zur GoBD steht (wie bereits in der ersten Version, die Ende 2014 erschien), worum es eigentlich geht: „Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in Papierform oder in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion), um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der zeitlichen Reihenfolge nach und materiell mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden.“ – Nochmal: Eine umfassende elektronische Archivierung aller Geschäftsunterlagen wird nicht vorgeschrieben, wohl aber die ordentliche Erfassung und Ablage aller steuerrelevanten Belege. (Was das Finanzministerium unter Belegen versteht und wie sie zu behandeln sind, erläutert das Schreiben ab Seite 16,  in Randziffer 61.)

Der Grundsatz lautet: Elektronische Belege sind elektronisch aufzubewahren und Papierbelege im Original. Sobald elektronische Belege ausgetauscht werden, sind diese auch elektronisch zu archivieren. Excel-Tabellen, Word-Dokumente und die meisten kostenlosen Buchführungsprogramme können die Unveränderbarkeit bzw. das lückenlose Nachvollziehen von Änderungen nicht gewährleisten und sind daher kein Ersatz für eine GoBD-kompatible Software. – Allerdings, um das Thema ein wenig runter zu kochen: Niemand muss sich jetzt einen für Konzernabschlüsse geeigneten Buchhaltungsboliden anschaffen. Wer lediglich eine Software für die Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung sucht, kommt mit einem gängigen GoBD-kompatiblen Programm für 60 bis 80 € klar. Da sie mit dieser Kompatibilität werben, sind sie nicht schwer zu finden. Und wer eine Steuerberaterin hat, fragt am besten, was sie empfiehlt, damit die eigene Software auch noch kompatibel zu der der Steuerkanzlei ist.

Formal haben wohl jene Recht, die behaupten, dass im Zweifel nur noch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine absolute Rechtssicherheit bieten. – Vor allem Anbieter, die GoBD-kompatible Software verkaufen, neigen dazu die Verordnung entsprechend zu interpretieren. Sie erwecken gerne den Eindruck, alle mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation erstellten und anschließend gespeicherten Dokumente seien kritisch. Typisch dafür ist beispielsweise der Hinweis, den Lexoffice noch Ende 2020 verwendete: "Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. (...) Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. (...) Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben." – Es wird sich zeigen, ob sich Finanzämter wirklich die Mühe einer so spitzfindigen Argumentation machen, dass sie die (zusätzliche) elektronische Ablage eines Dokuments entsprechend bewerten und welche Rechtsfolgen die Finanzgerichte einer internen Zusatzkopie eines ordnungsgemäßen Papierdokuments zubilligen werden.

Umgekehrt kann es – wenn die Papierberge und Ordner überhand nehmen – sinnvoll sein, die Buchhaltung auf digitale Dokumente umzustellen. Dazu kann beispielsweise ein auf elektronische Archivierung spezialisierter Scandienst beauftragt werden, der beispielsweise die Unterlagen der letzten zehn Jahre in Bits und Bytes verwandeln kann. Seit der neuesten Fassung GoBD 2020 wird ausdrücklich auf die Option der Erfassung per Handy hingewiesen: "Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen". Entscheidend ist: Erst wenn die elektronischen Unterlagen rechtskonform, also insbesondere unveränderlich erstellt wurden, können die Papierbelege vernichtet werden. Dazu gibt es hier ein paar Tipps und Erläuterungen und von den Verbänden der Steuerberater eine Anleitung zum ersetzenden Scannen sowie eine FAQ zum Scannen, die als schneller Einstieg ins Thema geeigneter ist. – Und selbstverständlich müssen auch elektronische Unterlagen (sowie mindestens eine Sicherheitskopie) sorgfältig verwahrt werden.

Nochmal anders stellt sich die Lage dar, wenn Geschäfte mit Behörden gemacht werden. Die akzeptieren gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) seit 27. November 2020 grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen. Die wichtigste Ausnahme im § 3 der Verordnung ist die, das bei direkt vergebenen Aufträgen bis zu 1.000 € die Rechnungen weiterhin konventionell erstellt werden dürfen. Für die elektronischen Varianten wurde das ZUGFeRD-Format entwickelt, ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Alternativ kann die X-Rechnung verwendet werden, die wie Rechnungen im EDI-Format entsprechend ausgerüstete Buchhaltungssysteme erfordert.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen handelt es sich um eine Kombination von PDF- und XML-Dokumenten. Sie sind daher für Maschinen und Menschen lesbar.  Im XML-Part (Extensible Markup Language, bzw. erweiterbare Auszeichnungssprache) sind die Daten strukturiert abgelegt, die in der Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören die gesetzlichen Pflichtangaben, die Identifikationsnummer des Empfängers, Kontodaten etc. – Grundsätzlich kann eine solche Rechnung auch ohne ein Programm erstellt werden, das ZUGFeRD-Daten erzeugen kann, das Hantieren mit einem XML-Editor ist jedoch keine wirklich praktische Alternative, wenn öfter Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden.


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