Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung

Die jährliche Erklärung

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss jeweils bis zum 31. Juli seine Umsatzsteuererklärung für das Vorjahr abgeben und die darin selbst errechnete Steuerschuld bezahlen – und zwar spätestens einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung, und im Gegensatz zur Einkommensteuer ohne Aufforderung durch das Finanzamt! Einen Steuerbescheid gibt es hier nur, wenn das Finanzamt mit der Berechnung nicht einverstanden ist.

Die Umsatzsteuererklärung besteht in der Regel nur aus wenigen Zeilen:

• dem Umsatz (netto), gegebenenfalls aufgegliedert nach verschiedenen Steuersätzen (0/7/19 Prozent),
• den sich daraus errechnenden Mehrwertsteuereinnahmen,
• der abziehbaren Vorsteuer,
• dem an das Finanzamt zu entrichtenden Betrag (Mehrwertsteuereinnahmen minus Vorsteuer).

Wer Geschäfte mit dem Ausland gemacht hat, muss dafür gegebenenfalls noch weitere Eintragungen machen.

Eine Umsatzsteuererklärung abgeben mussten und müssen bis einschließlich dem Steuerjahr 2023 auch Kleinunternehmer, die (noch) keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. In diesem Fall gehörten in die Erklärung lediglich der Umsatz im betreffenden Jahr und im vorherigen Jahr, damit das Finanzamt prüfen kann, ob die Kleinunternehmereigenschaft weiterhin besteht. Auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung von Kleinunternehmern wird ja bereits grundsätzlich verzichtet.

Keine Umsatzsteuererklärung abzugeben brauchen hingegen alle, die im betreffenden Jahr nur Umsätze gemacht haben, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Wer hingegen als Kleinunternehmen nach § 19 UstG befreit ist, muss die Jahreserklärung entsprechend ausfüllen.

Die laufenden Voranmeldungen

Damit der Fiskus nicht so lange auf sein Geld warten muss, verlangt er von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen, die so eine Art vorläufige Umsatzsteuererklärung sind. Solche Voranmeldungen sind abzugeben

• grundsätzlich vierteljährlich,
• monatlich von allen, bei denen das Finanzamt für das Vorjahr eine Umsatzsteuerschuld von mehr als 7.500 € festgestellt hat,
• monatlich außerdem von allen, die sich neu selbstständig gemacht oder ein neues Unternehmen gegründet haben, und zwar vom Gründungsmonat an bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres – vorausgesetzt natürlich, sie nehmen nicht die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer in Anspruch. 
• In den Steuerjahren 2021 bis 2026 gilt bei Neugründungen abweichend: Für die Frage ob die Erklärung monatlich oder vierteljährlich fällig ist, ist "die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend".
• Auf eine Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Vorauszahlung (nicht aber auf die Jahreserklärung) kann verzichtet werden, wenn im vergangenen Jahr maximal 1.000 € Umsatzsteuer zu entrichten waren. Dieser Betrag steigt ab dem Jahr 2025 auf 2.000 €.

Die monatliche Voranmeldung hat durchaus Vorteile: Wer am Anfang viel investiert und noch nicht viel verdient, dem passiert es häufiger, dass die bezahlte Vorsteuer höher ist als die eingenommene Umsatzsteuer. Die "negative Steuerschuld", die sich dann ergibt, zahlt das Finanzamt ja in voller Höhe zurück: Wenn die Voranmeldung monatlich fällig ist, dann eben schon im nächsten Monat.

Wer deshalb auch nach der Pflicht zur monatlichen Erklärung bei diesem Voranmelderhythmus bleiben will, kann das tun – allerdings nur, wenn der Betriebsgewinn im Vorjahr mehr als 7.500 € betrug. Wer die monatliche Voranmeldung wählen will, braucht dazu lediglich im betreffenden Jahr bis zum 10. Februar eine Voranmeldung für den ersten Monat abzugeben. Diese Wahl ist dann allerdings für das ganze Jahr bindend.

Befreiung von der vierteljährlichen Voranmeldepflicht

Eine Befreiung von der Voranmeldepflicht ist möglich, wenn die Umsatzsteuerschuld für das Vorjahr nicht mehr als 1.000 € betragen hat (und es sich nicht um eine Neugründung handelt). Entsprechenden Anträgen hat das Finanzamt nach dem Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) Abschnitt 18.2., Abs. 2 "regelmäßig stattzugeben". Hat eine Selbstständige im Vorjahr gar keinen (bzw. einen "negativen") Betriebsgewinn erzielt, muss das Finanzamt sie (außer "in begründeten Einzelfällen") "von Amts wegen", also ohne besonderen Antrag, von der vierteljährlichen Abgabepflicht befreien.

Termine und Zahlungsfristen

Die Voranmeldungen bestehen im Prinzip aus denselben wenigen Zahlen wie die Umsatzsteuererklärung. Sie müssen jeweils bis zum zehnten Tag nach Ende des Voranmeldezeitraums abgegeben werden. Auf Antrag erteilt das Finanzamt jedoch eine Dauerfristverlängerung, mit der die Anmeldungs- und Zahlungsfrist bis auf Widerruf um jeweils einen Monat verlängert wird.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss ohne Aufforderung durch das Finanzamt bis zum oben definierten Termin online übermittelt und zum gleichen Termin bezahlt werden.

Pflicht zur Onlineübermittlung mit wenigen Ausnahmen

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss elektronisch via Internet beim Finanzamt abgegeben werden. Ausnahmen müssen beantragt werden und werden nur noch "zur Vermeidung unbilliger Härten" genehmigt, etwa für Leute, die keinen internetfähigen PC haben. Allerdings ist es nicht unbedingt sinnvoll, sich vor dieser Pflicht zu drücken: Hat man sich erst einmal in das entsprechende Programm hineingedacht und die nötige Registrierung vorgenommen, funktioniert die elektronische Erklärung schneller und einfacher als die papierne.

Das offizielle Programm der Finanzverwaltung hierzu heißt Elster ("Elektronische Steuer-Erklärung"). Alle Details dazu stehen im Kapitel Steuererklärung via Internet.