Die einfache Buchführung und ihre Aufzeichnung

Um selbst den Überblick zu behalten und beim Ausfüllen der Steuerformulare sowie bei Steuerprüfungen die notwendigen Angaben parat zu haben, empfiehlt sich für die Buchhaltung ein Aufwand, der über das ungeordnete Sammeln von Belegen hinausgeht. Selbst wenn der Steuer-Formularkram von einer professionellen Beratung erledigt wird: Es ist sinnvoll, die eigenen Geschäftsvorgänge selbst schon einmal übersichtlich aufzuzeichnen. Das erleichtert die Kontrolle über den eigenen Geschäftsverlauf und jede Vorarbeit senkt die Kosten der Steuerberatung. Die Aufzeichnungen kann händisch erfolgen, es bietet sich aber an, den Papierkram zum Geschäft computergestützt zu erledigen. Nicht zuletzt, weil alle Erklärungen und Formulare am Schluss ohnehin elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden müssen.

Für die Buchhaltung gibt es ein breites Angebot an kommerzieller Software – von einfachen Programmen bis hin zu solchen, mit denen auch größere Kapitalgesellschaften arbeiten können. Letztere verkomplizieren die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) jedoch oft unnötig, weil sie die EÜR aus dem schwer verständlichen System der doppelten Buchführung ableiten. Geeignete Programme können am ehesten befreundete Selbstständige nennen, die sie bereits verwenden und daher im Zweifel beim Bedienen helfen können. Nützlich sind natürlich auch Erfahrungsberichte in Internet-Foren und einschlägige Tests der Medien. Für Solo-Selbstständige reicht grundsätzlich eine Software, die die Einnahmenüberschussrechnung beherrscht. Beispielsweise das kostenlose Easy Cash & Tax. Eine Alternative sind Buchhaltungs-Cloud-Dienste oder Apps von Online-Banken, die die Buchhaltung nebenbei erledigen. Das PC Magazin kommt hierzu Anfang 2020 in einem Software-Test zu dem Schluss: "Steuerdaten im Rechenzentrum zu lagern, mag sich vielleicht komisch anfühlen, doch auf der eigenen Festplatte sind die Zahlen keinesfalls sicherer." Egal ob offline oder online: Wer mit rein elektronischen Belegen hantieren will, muss unbedingt darauf achten, dass die Software oder der Cloud-Dienst auch die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) beherrscht und Belege entsprechend sichert.

Buchhaltung mit Bordmitteln

Wer sich wegen der sehr überschaubaren Zahl der eigenen jährlichen Buchungen weder in ein Programm noch eine App einarbeiten will, kann die Zahlen auch mit einer Tabellenkalkulation oder gar händisch erfassen. Worum es im Kern geht, ist eine Übersicht und einen Nachweis über Einnahmen, Ausgaben und Forderungen zu schaffen. Für die Aufzeichnung von Betriebseinnahmen und Forderungen reicht die Aufzeichung von

  • Lieferdatum,
  • Auftraggeber,
  • Art der Leistung/Lieferung,
  • Rechnungsbetrag, -datum und -nummer,
  • Mahnung vom ...,
  • bezahlt am ....

Ebenso werden Betriebsausgaben aufgezeichnet und die dazugehörigen Belege abgeheftet oder elektronisch erfasst, am besten gleich nach den Kostenarten bzw. Kategorien getrennt, die das EÜR-Formular verlangt. – Wenn die derart notierten Zahlen mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto und den gesammelten Barbelegen übereinstimmen, ist auch ein Betriebsprüfer mit dieser einfachen Buchhaltung zufrieden. Bestimmte Betriebsausgaben will das Finanzamt allerdings genauer dokumentiert haben. So verlangt es bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug zeitnahe Angaben über Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise, bei Bewirtungen Angaben über die bewirteten Personen und den Zweck der Bewirtung. Auch bei Fachliteratur werden detaillierte Angaben erwartet, wozu sie konkret gebraucht wird.

Wer eine solch minimalistische Buchhaltung um einen Überblick über die Geschäftsentwicklung ergänzen möchte, erweitert die Aufzeichnungen um ein Geschäftstagebuch (Journal). Das braucht erst mal nur fünf Spalten, nämlich

  • Datum,
  • Belegnummer (zum Wiederfinden),
  • erläuternder Text,
  • Geldeingang,
  • Geldausgang.

In einem solchen Journal tauchen alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge auf und zwar jeweils am Tag des Geldeingangs bzw. Geldausgangs. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann die erhaltene und bezahlte Umsatzsteuer – nach den Ust.-Sätzen getrennt – gleich in gesonderten Spalten aufzeichnen. Mit diesem Geschäftstagebuch sind am Jahresende schnell die "Einkünfte aus selbstständiger Arbeit" (Freiberufler) bzw. "Einkünfte aus Gewerbebetrieb" ermittelt, die das Finanzamt bei der Einkommensteuererklärung wissen will. Nur bei größeren Anschaffungen müssen noch die Sonderregeln für die "Absetzung für Abnutzung (AfA)" beachtet werden.

Mehr als diese Bordmittel-Buchhaltung braucht es wirklich nicht, so lange das Finanzamt keine "doppelte Buchführung" verlangt. Allerdings bietet sich die wirklich nur an, wenn in einem Jahr sehr wenige Buchungen anfallen. Für hauptberuflich Selbstständige und insbesondere bei Umsätzen über der Kleinunternehmensgrenze von (ab dem Jahr  2020) 22.000 € im Jahr, ist es einfacher und schneller, eine simple Finanzverwaltungssoftware oder Online-Tools zu nutzen. Die elektronische Unterstützung sollte die steuerlichen Formulare und Erklärungen direkt ans Finanzamt übermitteln können und – wenn vorhanden – mit der des Steuerberaters kompatibel sein.

Wer mit Behörden Geschäfte macht und Rechnungen stellen will, muss sich seit Ende November 2020 zusätzlich mit den Themen "XRechnung" und "ZUGFeRD" vertraut machen. Um diese besonders formatierten Rechnungen nach dem neuen Standard schreiben zu können, kann die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes genutzt werden. Der Bund besteht bereits auf das neue Format bei Rechnungen über 1.000 €, die Länder und Gemeinden wollen zügig nachziehen.

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