Buchführung und Aufzeichnungen

Um selbst den Überblick zu behalten und beim Ausfüllen der Steuerformulare sowie bei Steuerprüfungen die notwendigen Angaben parat zu haben, brauchen Selbstständige mehr als eine ungeordnete Sammlung von Belegen. Selbst wenn den Steuer-Formularkram eine professionelle Beratung erledigt: Es ist sinnvoll, Geschäftsvorgänge selbst bereits überschaubar aufzuzeichnen. Das erleichtert die Kontrolle über den Geschäftsverlauf und jede Vorarbeit senkt die Kosten einer externen Steuerberatung. Nicht zuletzt, weil alle Erklärungen und Formulare am Schluss ohnehin elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden müssen, bietet es sich an, den steuerlichen Papierkram computergestützt zu erledigen. Hinzu kommt ab 2025 das Thema E-Rechnungen. Es wird Selbstständige zunehmend intensiv begleiten und startet in 2025 mit der Pflicht, als Unternehmen elektronische Rechnungen entgegen zu nehmen, später kommt die Pflicht hinzu, die Rechnungen auch elektronisch zu versenden und zu archivieren. 

Für die Buchhaltung gibt es ein breites Angebot an kommerzieller Software – von einfachen Programmen bis hin zu solchen, mit denen auch größere Kapitalgesellschaften die doppelte Buchhaltung arbeiten können. Letztere verkomplizieren die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oft unnötig, eben weil sie die EÜR aus dem schwer verständlichen System der doppelten Buchführung ableiten. Geeignete Programme kennen befreundete Selbstständige, die sie bereits verwenden und im Zweifel beim Bedienen helfen können. Nützlich sind natürlich auch Erfahrungsberichte in Internet-Foren und einschlägige Tests.
Für Solo-Selbstständige reicht derzeit noch grundsätzlich eine Software, die die Einnahmenüberschussrechnung beherrscht. Eine Alternative sind Buchhaltungs-Cloud-Dienste oder Apps von Online-Banken, die die Buchhaltung nebenbei erledigen. Das PC Magazin kommt hierzu Anfang 2020 in einem Software-Test zu dem Schluss: "Steuerdaten im Rechenzentrum zu lagern, mag sich vielleicht komisch anfühlen, doch auf der eigenen Festplatte sind die Zahlen keinesfalls sicherer." Egal ob offline oder online: Wer mit rein elektronischen Belegen hantieren will, muss unbedingt darauf achten, dass die Software oder der Cloud-Dienst auch die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) beherrscht und Belege entsprechend sichert. Mit der schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnung in 2025 wird es realistischerweise ohne Buchhaltungssoftware kaum noch gehen.  

Buchhaltung mit Bordmitteln

Wer sich wegen der sehr überschaubaren Zahl der eigenen jährlichen Buchungen weder in ein Programm noch eine App einarbeiten will, kann die einzelnen Buchungen auch mit einer Tabellenkalkulation oder sogar händisch erfassen. Das befreit aber – bis auf extreme Ausnahmen – nicht von der Pflicht, das Ergebnis eine solchen Bordmittel-EÜR via Elster elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Eine sehr einfache Buchhaltung ohne die Hilfe von Steuerprogrammen oder Apps bietet sich aber nur an, wenn in einem Steuerjahr wirklich nur sehr wenige Buchhaltungsvorgänge anfallen. Mit der schrittweisen Einführung der (zwingend) elektronischen Rechnung wird es in absehbarer Zeit nicht mehr möglich sein, ohne entsprechende Software selbstständig tätig zu werden.
Worum es bei der Buchhaltung im Kern geht, ist, eine summierende Übersicht. Darum, einen Nachweis über Einnahmen, Ausgaben und Forderungen parat zu haben. Nur so lässt sich im Rahmen der jährlichen Steuererklärung das EÜR-Formular korrekt an das Finanzamt (elektronisch) übermitteln. Die strukturierte Auflistung aller Belege schafft dabei einerseits den nötigen Überblick, andererseits wird sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt ohnehin benötigt. Daher spricht fast Alles dagegen, die Buchhaltung allein auf Papier zu führen. Das elektronische Abbild (mindestens in einer Tabellenkalkulation) ist keine Zumutung sondern eine Hilfe. Am einfachsten ist es, gleich gängige Buchhaltungsprogramme zu nutzen, die ständig weiterentwickelt und entsprechend auch die elektronische Rechnung beherrschen werden. die Bei den Betriebseinnahmen und Forderungen reicht die Aufzeichnung von

• Liefer- oder Leistungsdatum,
• Auftraggeber,
• Art der Leistung/Lieferung,
• Rechnungsbetrag, -datum und -nummer,
• Mahnung vom ...,
• bezahlt am ....
• gegebenenfalls die Umsatzsteuer

Ebenso werden Betriebsausgaben aufgezeichnet und die dazugehörigen Belege abgeheftet und/oder elektronisch erfasst. Sinnvoller Weise gleich nach den Kostenarten bzw. Kategorien getrennt, die das EÜR-Formular verlangt, das jährlich elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln ist. – Wenn die Zahlen mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto sowie den Barbelegen übereinstimmen, ist eine Betriebsprüfung auch mit einer einfachen Buchhaltung zufrieden. Bestimmte Ausgaben will das Finanzamt allerdings genauer dokumentiert haben. So verlangt es bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug zeitnahe Angaben über Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise, bei Bewirtungen Angaben über die bewirteten Personen und den Zweck der Bewirtung. Auch bei Fachliteratur werden detaillierte Angaben erwartet, wozu sie konkret gebraucht wird.

Wer eine solch minimalistische Buchhaltung um einen Überblick über die Geschäftsentwicklung und -zweige ergänzen möchte, erweitert die Aufzeichnungen um weitere Angaben, die das Sortieren und das Ausfüllen von Steuerunterlagen erleichtern. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann den Steuersatz für die Lieferung oder Leistung bei Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Ebenso, ob es sich um "Einkünfte aus selbstständiger Arbeit" (Freiberufler) oder "Einkünfte aus Gewerbebetrieb" handelt. Bei größeren Anschaffungen müssen zudem noch die Sonderregeln für die "Absetzung für Abnutzung (AfA)" beachtet und beispielsweise die Abschreibungszeiten besser gleich mit aufgezeichnet werden.

Mehr als diese Bordmittel-Buchhaltung braucht es nicht, so lange das Finanzamt keine "doppelte Buchführung" verlangt. Aber nochmal: Diese Art der minimalistischen Buchhaltung bietet sich wirklich nur an, wenn pro Jahr nur eine Handvoll Buchungen anfallen. Hauptberuflich Selbstständige und sowieso Alle mit Umsätzen über der Kleinunternehmergrenze von 22.000 € [ab 2025: 25.000 €] im Jahr, sollten mindestens eine simple (Online-)Finanzverwaltungssoftware nutzen. Eine elektronische Unterstützung, die Daten direkt ans Finanzamt übermitteln kann und – soweit vorhanden – am besten auch noch mit der Software der eigenen Steuerberatung kompatibel ist.