Die einfache Buchführung und ihre Aufzeichnung

Um selbst den Überblick zu behalten und beim Ausfüllen der Steuerformulare sowie bei Steuerprüfungen die notwendigen Angaben parat zu haben, empfiehlt sich für die Buchhaltung ein Aufwand, der über das ungeordnete Sammeln von Belegen hinausgeht. Selbst wenn der Steuer-Formularkram von einer professionellen Beratung erledigt wird: Es ist sinnvoll, die eigenen Geschäftsvorgänge selbst schon einmal übersichtlich aufzuzeichnen. Das erleichtert die Kontrolle über den eigenen Geschäftsverlauf und jede Vorarbeit senkt die Kosten der Steuerberatung. Die Aufzeichnungen kann händisch erfolgen, es bietet sich aber an, den Papierkram zum Geschäft computergestützt zu erledigen. Nicht zuletzt, weil alle Erklärungen und Formulare am Schluss ohnehin elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden müssen.

Für die Buchhaltung gibt es ein breites Angebot an kommerzieller Software – von einfachen Programmen bis hin zu solchen, mit denen auch größere Kapitalgesellschaften arbeiten können. Letztere verkomplizieren die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) jedoch oft unnötig, weil sie die EÜR aus dem schwer verständlichen System der doppelten Buchführung ableiten. Geeignete Programme können am ehesten befreundete Selbstständige nennen, die sie bereits verwenden und daher im Zweifel beim Bedienen helfen können. Nützlich sind natürlich auch Erfahrungsberichte in Internet-Foren und einschlägige Tests der Medien. Für Solo-Selbstständige reicht grundsätzlich eine Software, die die Einnahmenüberschussrechnung beherrscht. Beispielsweise das kostenlose Easy Cash & Tax. Eine Alternative sind Buchhaltungs-Cloud-Dienste oder Apps von Online-Banken, die die Buchhaltung nebenbei erledigen. Das PC Magazin kommt hierzu Anfang 2020 in einem Software-Test zu dem Schluss: "Steuerdaten im Rechenzentrum zu lagern, mag sich vielleicht komisch anfühlen, doch auf der eigenen Festplatte sind die Zahlen keinesfalls sicherer." Egal ob offline oder online: Wer mit rein elektronischen Belegen hantieren will, muss unbedingt darauf achten, dass die Software oder der Cloud-Dienst auch die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) beherrscht und Belege entsprechend sichert.

Buchhaltung mit Bordmitteln

Wer sich wegen der sehr überschaubaren Zahl der eigenen jährlichen Buchungen weder in ein Programm noch eine App einarbeiten will, kann die einzelnen Buchungen auch mit einer Tabellenkalkulation oder gar händisch erfassen. Das befreit aber - bis auf ganz wenige Ausnahmen - nicht von der Pflicht, das Ergebnis der Bordmittel-EÜR an das Finanzamt via Elster elektronisch zu übermitteln. Eine sehr einfache Buchhaltung ohne die Hilfe von Steuerprogrammen oder Apps bietet sich aber wirklich nur an, wenn in einem Steuerjahr nur sehr wenige Buchhaltungsvorgänge anfallen.
Worum es im Kern geht, ist eine summierende Übersicht und einen Nachweis über Einnahmen, Ausgaben und Forderungen zu schaffen, damit das EÜR-Formular im Rahmen der jährlichen Steuererklärung korrekt an das Finanzamt (elektronisch) übermittelt werden kann. Die Auflistung aller Belege schafft hier den nötigen Überblick und wird auch bei einer Prüfung durch das Finanzamt benötigt. Am besten wird sie daher nicht allein auf Papier geführt, sondern mindestens noch in einem Tabellenkalkulationsprogramm abgebildet. Bei den Betriebseinnahmen und Forderungen reicht die Aufzeichnung von

  • Lieferdatum,
  • Auftraggeber,
  • Art der Leistung/Lieferung,
  • Rechnungsbetrag, -datum und -nummer,
  • Mahnung vom ...,
  • bezahlt am ....

Ebenso werden Betriebsausgaben aufgezeichnet und die dazugehörigen Belege abgeheftet und/oder elektronisch erfasst. Sinnvoller Weise gleich nach den Kostenarten bzw. Kategorien getrennt, die das EÜR-Formular verlangt, das jährlich elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln ist. – Wenn die derart notierten Zahlen mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto und den gesammelten Barbelegen übereinstimmen, ist auch ein Betriebsprüfer mit dieser einfachen Buchhaltung zufrieden. Bestimmte Betriebsausgaben will das Finanzamt allerdings genauer dokumentiert haben. So verlangt es bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug zeitnahe Angaben über Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise, bei Bewirtungen Angaben über die bewirteten Personen und den Zweck der Bewirtung. Auch bei Fachliteratur werden detaillierte Angaben erwartet, wozu sie konkret gebraucht wird.

Wer eine solch minimalistische Buchhaltung um einen Überblick über die Geschäftsentwicklung ergänzen möchte, erweitert die Aufzeichnungen um ein Geschäftstagebuch (Journal). Das braucht erst mal nur fünf Spalten, nämlich

  • Datum,
  • Belegnummer (zum Wiederfinden),
  • erläuternder Text,
  • Geldeingang,
  • Geldausgang.

In einem solchen Journal tauchen alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge auf und zwar jeweils am Tag des Geldeingangs bzw. Geldausgangs. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann die erhaltene und bezahlte Umsatzsteuer – nach den Ust.-Sätzen getrennt – gleich in gesonderten Spalten aufzeichnen. Mit diesem Geschäftstagebuch sind am Jahresende schnell die "Einkünfte aus selbstständiger Arbeit" (Freiberufler) bzw. "Einkünfte aus Gewerbebetrieb" ermittelt, die das Finanzamt bei der Einkommensteuererklärung wissen will. Nur bei größeren Anschaffungen müssen noch die Sonderregeln für die "Absetzung für Abnutzung (AfA)" beachtet werden.

Mehr als diese Bordmittel-Buchhaltung braucht es wirklich nicht, so lange das Finanzamt keine "doppelte Buchführung" verlangt. Aber nochmal: Diese Art der minimalistischen Buchhaltung bietet sich wirklich nur an, wenn in einem Jahr nur eine Handvoll Buchungen anfallen. Hauptberuflich Selbstständige, insbesondere jene mit Umsätzen über der Kleinunternehmensgrenze von 22.000 € im Jahr, sollten unbedingt mindestens eine simple Finanzverwaltungssoftware oder Online-Tools zu nutzen. Diese elektronische Unterstützung sollte die Daten direkt ans Finanzamt übermitteln können und – wenn vorhanden – mit der der eigenen Steuerberatung kompatibel sein.

Wichtig ist: Wer elektronische Rechnungen schreibt, muss sich mit dem Thema Aufbewahrung von elektronischen Belegen vertraut machen und wer mit Behörden Geschäfte macht und Rechnungen stellen will, muss sich seit Ende November 2020 zusätzlich mit den Themen "XRechnung" und "ZUGFeRD" vertraut machen. Auch dazu gibt unser Text zur Aufbewahrung von Belegen im letzten Absatz ein paar Hinweise, daher hier nur der Hinweis, dass die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes genutzt werden kann um diese besonders formatierten Rechnungen schreiben zu können.

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