Selbstständig als Arbeitgeber

Insbesondere Selbstständige, die sehr gut im Geschäft sind, stehen irgendwann vor der Frage, ob es nicht sinnvoll ist, für einige Aufgaben Leute einzustellen – also selber zum Arbeitgeber zu werden. Allerdings ist nicht zu unterschätzen, wie viele Formalitäten mit der Anstellung von Beschäftigten verbunden sind. Wer arbeitgebend unterwegs ist, muss

• klare Arbeitsbedingungen vereinbaren und in einem Arbeitsvertrag schriftlich niederlegen,
• gesetzliche Mindestbedingungen für Arbeitsverhältnisse einhalten,
• die Arbeitnehmerin bei der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft (sowie gegebenenfalls zusätzlich bei der zuständigen AOK) anmelden,
• monatlich den Beitrag zur Sozialversicherung ausrechnen (Renten-, Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung) und an die Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle abführen,
• Beschäftigte beim Finanzamt anmelden, ein Lohnkonto führen und monatlich die Lohnsteuer ausrechnen und an das Finanzamt abführen,
• einen Stundenzettel oder ähnliche Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß §17 Mindestlohngesetz führen,
• bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Kündigungsfristen einhalten und ein Zeugnis ausstellen.

All diese Anforderungen muss auch erfüllen, wer Familienangehörige als Arbeitnehmer beschäftigen oder Praktikanten einstellen will.

Wer glaubt, das alles gar nicht selber bewältigen zu können, sollte daraus gleich die richtige Konsequenz ziehen: Es empfiehlt sich wirklich, die gesamte Gehaltsbuchhaltung mitsamt der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbürokratie in geübte Hände zu legen, also außer Haus zu geben oder dafür eine Fachkraft einzustellen. So bleibt der Kopf frei für wichtigere – und befriedigendere – Aufgaben. Und es passieren weniger Fehler, was auch in Sachen Betriebsklima nicht zu verachten ist.

Ansonsten hat die Beschäftigung von Arbeitnehmern keine Auswirkungen auf den Status von Selbstständigen – mit drei Ausnahmen:

• Wer über die Künstlersozialkasse versichert ist, darf höchstens einen Arbeitnehmer beschäftigen. Weitere Auszubildende und geringfügig Beschäftigte sind erlaubt – wer jedoch zwei oder mehr "richtige" Arbeitnehmer beschäftigt, fliegt aus der KSK raus.
• Als arbeitnehmerähnlich gilt nach § 12a Tarifvertragsgesetz nur, wer seine Leistungen "persönlich und im wesentlichen ohne Mitarbeit von Arbeitnehmern" erbringt. Wer nicht nur Hilfskräfte wie Putzleute oder Schreibkräfte beschäftigt, hat keinen Anspruch mehr auf die entsprechenden Sonderrechte wie Tarifbezahlung oder bezahlten Urlaub. Das gilt etwa für die Journalistin die eine schreibende Kollegin engagiert oder den Kameramann, der einen Tontechniker beschäftigt.
• Dozenten, Pflegepersonen und Selbstständige mit nur einem Auftraggeber fallen können als Arbeitgeber aus der Rentenversicherungspflicht. Die gilt für die Versicherungspflichtigen nämlich nur, solange sie "keine versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen".

Anmeldung bei der Sozialversicherung

Die Anmeldung von Beschäftigten erfolgt elektronisch beim den zuständigen Sozialversicherungsträgern. Bei lediglich sozialrechtlich abhängig Beschäftigten ist die Anmeldung bei der Krankenversicherung/Pflegeversicherung sowie der Rentenversicherung fällig, bei auch arbeitsrechtlich Beschäftigten zusätzlich bei der Arbeitslosenversicherung. 
Wer noch keine Betriebsnummer hat, muss sich die bei der Arbeitsagentur besorgen. Wer die Nummer bereits hat, meldet die Beschäftigten über über das SV Meldeportal oder noch praktischer über ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine andere Software mit einer Schnittstelle für die Meldungen (etwa sv.net, DATEV etc.). Die Daten gehen an die Einzugsstellen der gesetzlichen Krankenkassen, bei denen die Beschäftigten versichert sind (§ 28i SGB IV). Privat Krankenversicherte die jemals gesetzlich versichert waren, werden bei der letzten dieser Kassen gemeldet. Gab es noch nie eine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse, darf der Arbeitgeber eine beliebige Kasse als Einzugsstelle wählen. Die Kasse kümmert sich um den Rest und leitet die Meldung an die übrigen Sozialversicherungsträger (Rentenversicherung, Pflegeversicherung, ggf. Arbeitslosenversicherung) weiter.
Die für die Anmeldung notwendigen Angaben sind ziemlich umfangreich. Sie umfassen insbesondere die Personalien, Sozialversicherungsnummer, Beginn der Beschäftigung etc. Je nach Verlauf sind neben den regelmäßigen Meldungen der Gehaltszahlungen weitere Meldungen fällig, etwa bei Gehaltsänderungen. Die Details zu den Meldepflichten sind geregelt im § 28a SGB IV, das Prozedere im der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV).