Umsatzsteuer

Wer hauptberuflich selbstständig arbeitet, ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig und das ist meistens kein Nachteil. Wer sich noch nie mit der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auseinandergesetzt hat, sollte vor allem wissen:

• Die Mehrwertsteuer ist eine Endverbrauchssteuer, die ein Unternehmen normalerweise kein Geld kostet.
• Sie ist eine eigene Steuerart und gehört nicht in die Betriebsausgabenrechnung – das wird gerne durcheinandergebracht.
• Je nach Gegenstand oder Leistung kommt dabei ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7% in Frage – normalerweise sind 19% Umsatzsteuer fällig. Für einige Tätigkeiten gilt sogar eine Umsatzsteuerbefreiung.

Das Verfahren ist im Grundsatz einfach: Unternehmen schlagen auf alle Rechnungssummen Umsatzsteuer drauf, die sie anschließend ans Finanzamt abführen müssen. Aber vorher dürfen sie die Umsatzsteuer abziehen, die sie auf eigene Einkäufe gezahlt haben. Und wer von dieser Steuer mehr gezahlt als eingenommen hat, bekommt sie vom Finanzamt erstattet. Weil bei dieser Verbrauchssteuer auf jeder Stufe nur der "Mehrwert", den ein Unternehmen schafft hinzugerechnet wird, wird die Umsatzsteuer auch "Mehrwertsteuer" genannt. In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe.

Im Prinzip ist die Umsatzsteuer für Unternehmen ein Nullsummenspiel. Diejenigen, die bilanzieren, buchen deshalb auch immer mit Nettobeträgen. Für die Mehrwertsteuer gibt es ein dann eigenes Buchungskonto, das am Jahresende immer mit Null abschließt. Das mit dem Nullsummenspiel gilt jedoch nur, wenn Unternehmen auch am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen. Für Selbstständige, die umsatzsteuerfrei arbeiten, ist die Umsatzsteuer, die sie auf Betriebsausgaben zahlen (die auf den rätselhaften Namen "Vorsteuer" hört), verloren. Wer hingegen am Umsatzsteuerverfahren teilnimmt, bekommt die Vorsteuer auf Betriebsausgaben vom Finanzamt erstattet. Eine Umsatzsteuerpflicht führt also nie zu einer zusätzlichen Ausgabe – solange die Kunden die Steuer zusätzlich zum Honorar bezahlen.

Der Pferdefuß – umsatzsteuerbefreite Kunden

Für Kunden, die selbst am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, ist es völlig egal, ob sie Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer bekommen. Wird die Steuer fällig, wird sie ihnen vom Finanzamt komplett erstattet. Teurer wird die Umsatzsteuer für Selbstständige immer dann, wenn der Endkunde nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnimmt und deshalb die Honorare als Endhonorare versteht, den Aufschlag einer Umsatzsteuer also nicht akzeptiert: Das Finanzamt kann von Selbstständigen, die ihrerseits umsatzsteuerpflichtig sind, trotzdem die Umsatzsteuer auf das Endhonorar verlangen. Denn es kommt nicht darauf an, ob der Kunde umsatzsteuerpflichtig ist, sondern ausschließlich darauf, ob es diejenige ist, die eine Rechnung stellt. 
Einige Auftraggeber akzeptieren, die Umsatzsteuer trotzdem zu zahlen, andere bestehen darauf, einen Endpreis inklusive Umsatzsteuer zu vereinbaren. Das Thema betrifft vor allem Selbstständige, die für Privatleute oder kirchliche Auftraggeber Leistungen erbringen, für öffentliche Einrichtungen oder für den öffentlich-rechtlichen Rundfunk arbeiten. Das alles sind Kunden, die ihrerseits von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Für die bedeutet die Zahlung der Mehrwertsteuer eine echte Mehrausgabe.

In der Praxis führt das oft zu einer Honorarminderung, eben weil das Finanzamt von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen auf jeden Fall die Umsatzsteuer verlangt – ob der Auftraggeber sie zusätzlich zahlt, interessiert es nicht. Zahlt beispielsweise ein öffentlich-rechtlicher Sender, der keine Umsatzsteuer-Berechnung akzeptiert, für eine Reportage ein Honorar von 2.000 € Honorar, sind das effektiv nur gut 1.869 €, fast 131 €, gehen für die 7%ige Umsatzsteuer drauf. Bei allen, die auf ihre Honorare 19% abführen müssen, sieht die Rechnung noch schlechter aus: Einer umsatzsteuerpflichtigen Bildungskraft mit umsatzsteuerbefreitem Auftraggeber etwa bleiben von 2.000 € nur gut 1.680 € netto, da hier knapp 320 € Mehrwertsteuer fällig werden.

Das Verfahren

Selbstständige können nur selten entscheiden, ob sie umsatzsteuerpflichtig sein wollen oder nicht. Grundsätzlich sind alle unternehmerisch Tätigen umsatzsteuerpflichtig. Eine Befreiung ist die Ausnahme. Sie ist möglich für Kleinunternehmer bis 22.000 € [ab 2025: 25.000 €] Jahresumsatz (im Vorjahr) sowie bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen. Ebenso befreit sind die ehrenamtliche Tätigkeit sowie Einnahmen, die nicht unter das deutsche Umsatzsteuergesetz fallen und deshalb nicht steuerbar sind.

Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, darf keine Mehrwertsteuer erheben. – Eine Umsatzsteuererklärung wird nach den Buchstaben des Gesetzes dann zwar eigentlich trotzdem verlangt, in der Praxis meckert aber kaum ein Finanzamt, wenn die nicht erstellt wird, solange sich der Umsatz ganz eindeutig bereits aus der Einnahmen-Überschussrechnung ergibt.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss auf jeder Rechnung den Mehrwertsteuersatz der jeweiligen Leistung angeben, und (außer bei Kleinbetragsrechnungen) auch den Mehrwertsteuerbetrag ausdrücklich nennen. Auch wer ohne Rechnung an Privatkunden verkauft oder leistet, muss in der eigenen Buchhaltung die Mehrwertsteuer aus dem Gesamtpreis "herausrechnen". Die Formel ist einfach: Endpreis geteilt durch 1,[Mehrwertsteuersatz] ergibt den Nettopreis.

Alle Mehrwertsteuereinnahmen und -ausgaben werden in der jährlichen Umsatzsteuererklärung zusammengefasst – die Differenz wird an das Finanzamt überwiesen oder dort kassiert. Im laufenden Jahr ist in der Regel monatlich oder vierteljährlich mit den Umsatzsteuervoranmeldungen eine Art vorläufige Erklärung zu erstellen und eine Abschlagszahlung der Steuer zu leisten.

Für eine Reihe von Selbstständigen im, Handwerk, Einzelhandel, Publizistik und Kunst gab es bis Ende 2022 noch ein vereinfachtes Umsatzsteuerverfahren, das neben der geringeren Bürokratie oft finanzielle Vorteile brachte: die Berechnung nach Durchschnittssätzen.