Umsatzsteuer

Wer hauptberuflich selbstständig arbeitet, ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig und für die meisten ist das auch gar kein Nachteil. Wer sich noch nie mit der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auseinander gesetzt hat, sollte vor allem wissen: Die Mehrwertsteuer ist eine Endverbrauchssteuer, die Unternehmen normalerweise kein Geld kostet. Sie ist eine eigene Steuerart und gehört nicht in die Betriebsausgabenrechnung – das wird gerne durcheinandergebracht.

Das Verfahren ist im Grundsatz einfach: Unternehmen schlagen auf alle Rechnungssummen Umsatzsteuer drauf, die sie anschließend ans Finanzamt abführen müssen. Aber vorher dürfen sie die Umsatzsteuer abziehen, die sie auf eigene Einkäufe gezahlt haben. Und wer von dieser Steuer mehr gezahlt als eingenommen hat, bekommt sie sogar vom Finanzamt erstattet. Wirklich bezahlt wird bei dieser Verbrauchssteuer nur die Steuer auf den "Mehrwert", den Unternehmen schaffen – deshalb wird sie auch "Mehrwertsteuer" genannt. In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe.

Im Grunde ist die Umsatzsteuer für Unternehmen ein Nullsummenspiel. Diejenigen, die bilanzieren, machen die Buchhaltung deshalb auch immer mit Nettobeträgen. Für die Mehrwertsteuer gibt es ein extra Buchungskonto, das am Jahresende immer mit Null abschließt. – Das mit dem Nullsummenspiel gilt jedoch nur für Selbstständige, die am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, also umsatzsteuerpflichtig sind. Sind sie es nicht, ist die Umsatzsteuer, die sie auf  Betriebsausgaben zahlen (und die auf den rätselhaften Namen "Vorsteuer" hört), für sie verloren. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann sich diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Die Umsatzsteuerpflicht führt also nie zu zusätzlichen Ausgaben, solange Kunden die Steuer zusätzlich zum Honorar bezahlen.

Der Pferdefuß – umsatzsteuerbefreite Kunden

Für den Auftraggeber, der selbst am Umsatzsteuerverfahren teilnimmt, ist es völlig egal, ob er auf Honorare zusätzlich diese Steuer zahlt: Er holt sich die komplett vom Finanzamt zurück. Teurer wird die Umsatzsteuer für Selbstständige hingegen immer dann, wenn der Endkunde sie nicht extra zahlt, weil er nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnimmt und daher diese Zusatz-Ausgabe nicht erstattet bekommt. Wer beispielsweise an Privatleute Kunst verkauft, für kirchliche Medien schreibt, in öffentlichen Bibliotheken liest, in kommunalen Einrichtungen spielt, an Volkshochschulen unterrichtet oder für den öffentlich-rechtlichen Rundfunk arbeitet, hat Kunden, die selbst von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Für die bedeutet die Mehrwertsteuer eine echte Mehrausgabe. – Einigen dieser Auftraggeber kann man die Umsatzsteuer trotzdem berechnen, andere bestehen darauf, einen Endpreis inklusive Umsatzsteuer zu zahlen.

In der Praxis führt das zu einer Honorarminderung, denn von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen will das Finanzamt auch die Umsatzsteuer haben – ob der Auftraggeber sie zusätzlich zahlt, interessiert nicht. Erhält also eine mehrwertsteuerpflichtige Journalistin 1.000 € Honorar von einer Rundfunkanstalt, muss sie die verbuchen als 934,58 € netto plus 65,42 € für die darin enthaltenen 7 Prozent Mehrwertsteuer. Bei einer Dozentin, deren die Mehrwertsteuersatz bei  19 Prozent liegt, sieht die Rechnung noch schlechter aus: 840,34 € netto plus 159,66 € Umsatzsteueranteil.

Wann lohnt sich die Mehrwertsteuer?

Die Umsatzsteuerpflicht kann Geld bringen oder auch kosten – je nachdem, was für Kunden man hat:

  • Sie bringt Geld, weil sie eigene Ausgaben netto entsprechend billiger macht, wenn Kunden die Mehrwertsteuer problemlos abrechnen können oder freiwillig zusätzlich zum Honorar bezahlen.
  • Sie kostet Geld bei Kunden, die feste Honorarsätze haben und sich weigern, die Mehrwertsteuer zusätzlich zu bezahlen.

Ob sich die Mehrwertsteuerpflicht insgesamt lohnt, hängt ab vom Anteil der "normalen" Kunden und der Höhe der Vorsteuer ab. Je höher beide sind, umso mehr rechnet es sich am Umsatzsteuerverfahren teilzunehmen.

Das Verfahren

Selbstständige können nur in wenigen Fällen entscheiden, ob sie umsatzsteuerpflichtig sein wollen oder nicht. Grundsätzlich sind alle unternehmerisch tätigen Steuerbürger umsatzsteuerpflichtig. Eine Befreiung ist die Ausnahme. Sie ist möglich für Kleinunternehmer bis 22.000 € Jahresumsatz (im Vorjahr) sowie bestimmte Leistungen in den Bereichen Musik, Theater und Bildung. Ebenfalls umsatzsteuerfrei ist die ehrenamtliche Tätigkeit. Ebenso einige Einnahmen, die nicht unter das deutsche Umsatzsteuergesetz fallen und deshalb nicht steuerbar sind.

Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, darf keine Mehrwertsteuer erheben – das Wort darf auf seinen Rechnungen also gar nicht auftauchen. Eine Umsatzsteuererklärung müsste er nach den Buchstaben des Gesetzes dann zwar eigentlich trotzdem machen; in der Praxis meckert kaum ein Finanzamt, wenn er das nicht tut – solange sich der Umsatz eindeutig aus der Einnahmen-Überschussrechnung ergibt.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss auf jeder Rechnung den Mehrwertsteuersatz der jeweiligen Leistung angeben, und (außer bei Kleinbetragsrechnungen) auch den Mehrwertsteuerbetrag verzeichnen. Wer ohne Rechnung an Privatkunden verkauft, muss in der eigenen Buchhaltung aus dem Gesamtpreis die Mehrwertsteuer "herausrechnen". Die Formel ist einfach und lautet: "Endpreis geteilt durch 1,19 bzw. 1,07 ergibt den Nettopreis."

Alle Mehrwertsteuereinnahmen und -ausgaben werden jährlich in der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst – die Differenz wird an das Finanzamt überwiesen oder dort kassiert. Im laufenden Jahr sind in der Regel monatlich oder vierteljährlich eine Art vorläufige Umsatzsteuererklärungen, die Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen und Abschlagszahlungen zu leisten.

Für eine Reihe von Selbstständigen in Handwerk und Einzelhandel sowie in künstlerischen und publizistischen Berufen gibt es bei der Umsatzsteuer noch ein vereinfachtes Verfahren, das oft spürbare finanzielle Vorteile bringt: die Berechnung nach Durchschnittssätzen.